La plupart des organisations qui utilisent des services de conférence audio choisissent de faire appel aux services d’un fournisseur de conférence téléphonique fiable. En règle générale, il existe un tarif fixe par minute et par connexion à la conférence qui est facturé à l’expéditeur de l’appel. Cependant, il existe une autre option qui peut être très utile pour les organisations à but non lucratif et les entreprises qui ne sont pas en mesure de prévoir beaucoup d’argent pour les services de téléconférence. Cette option est un service de conférence téléphonique gratuit. Avec une conférence téléphonique gratuite, aucun frais n’est facturé au client pour la conférence, il n’y a donc pas de facture à payer. Voici quelques informations sur le fonctionnement de la conférence gratuite et sur le moment où le service peut être une option viable.
À l’heure sélectionnée par l’initiateur, les participants et l’hôte se connectent au pont de conférence et entrent un code d’accès préétabli lorsqu’ils sont invités par un message automatisé. Toute personne qui entre le code d’accès est acheminée vers une conférence téléphonique sécurisée, où toutes les parties sont libres d’interagir verbalement les unes avec les autres. Il n’y a pas d’accueil ou d’intervention de l’opérateur. Le processus de la conférence téléphonique gratuite est totalement automatisé.
La première chose à comprendre à propos de la conférence téléphonique gratuite est qu’elle n’est pas totalement gratuite. Chaque participant devra payer le coût d’un appel longue distance pour se connecter au pont de conférence. Les frais n’apparaîtront pas sur une facture émise par le fournisseur de conférence téléphonique gratuite, mais sous forme de frais pour les minutes générées sur la facture de téléphone individuelle de chaque participant, le coût dépendant du type de plan interurbain qu’il a mis en place. La durée de la conférence gratuite est basée sur le fait que le fournisseur de téléconférence ne facture pas de frais d’installation ou n’émet pas de frais pour l’utilisation de ses lignes. Le processus est strictement une connexion à une conférence téléphonique payante, en fait une série d’appels longue distance qui se terminent tous par une conférence commune.
Les fournisseurs de conférences téléphoniques gratuites peuvent offrir ce type de service pour deux raisons. Premièrement, leur source de revenus est le volume de trafic généré sur les circuits ou les lignes qui se terminent sur leurs ponts de conférence. Chaque minute où quelqu’un utilise l’une de ses lignes pour une réunion, il génère des revenus. Deuxièmement, les services de conférence téléphonique gratuits nécessitent très peu d’équipement et de personnel. Cela signifie un coût d’exploitation très faible qui peut facilement être couvert par une utilisation cohérente de leurs installations.
Bien sûr, il existe des moyens de rendre la conférence téléphonique gratuite totalement gratuite. Une méthode consiste à utiliser un téléphone portable pour se connecter à la réunion. Si vous n’utilisez normalement pas votre banque de minutes de téléphone portable autorisée pendant la période de facturation, le coût de participation à la conférence téléphonique gratuite est en effet gratuit. De plus, si le forfait interurbain de votre service fixe inclut un forfait mensuel pour les interurbains illimités, vous ne paierez rien de plus pour assister à une conférence téléphonique gratuite.
Les services de conférence téléphonique gratuits présentent certains inconvénients. Par exemple, les lignes sont disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi. Si vous avez un grand nombre de participants qui doivent se réunir pour une téléconférence, rien ne garantit qu’il y aura suffisamment de lignes pendant les heures normales de bureau. De plus, il n’est généralement pas possible d’obtenir l’assistance d’un opérateur en cas de bruit de fond ou de toute autre perturbation pendant la conférence téléphonique gratuite. Mais, pour une organisation qui n’a besoin que d’une demi-douzaine de lignes pendant les heures creuses, un service de conférence téléphonique gratuit peut très bien fonctionner et aider à maintenir le budget intact en même temps.
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