Les services de conf?rence comprennent la r?servation de conf?rences, de r?unions ou d’autres ?v?nements, ainsi que la planification et la fourniture des services n?cessaires au succ?s de ces ?v?nements. Les services de conf?rence sont ?galement commun?ment appel?s gestion de r?unions, gestion d’?v?nements, planification d’?v?nements ou marketing d’?v?nements. Les gestionnaires de services de conf?rence sont ?galement appel?s planificateurs de r?unions ou d’?v?nements. Les services de conf?rence varient en fonction de l’?v?nement, mais comprennent g?n?ralement la budg?tisation, l’h?bergement, la restauration et l’?quipement et le soutien audiovisuels.
Il existe deux grandes cat?gories de services de conf?rence : ceux g?r?s par des planificateurs de r?unions internes et ceux g?r?s par des planificateurs tiers. Les planificateurs de r?unions internes sont des employ?s de l’?tablissement qui accueille l’?v?nement. Habituellement, le contact du groupe, le membre du groupe qui est charg? de prendre toutes les dispositions n?cessaires, d?cidera ? l’avance quelle installation utiliser pour l’?v?nement et contactera directement ses propri?taires. Un responsable des services de conf?rence est alors affect? ? partir de cette installation. Des soci?t?s ext?rieures ou tierces sont embauch?es lorsqu’un groupe n’a pas s?lectionn? de site particulier. Le contact du groupe fournira une liste d’exigences, et la soci?t? de services de conf?rence commencera ? sugg?rer des installations appropri?es et servira d’interm?diaire entre le groupe et les sites.
Les services de conf?rence requis pour chaque ?v?nement comprennent l’h?bergement et les repas. Pour cette raison, les conf?rences sont souvent organis?es par des h?tels disposant de salles de conf?rence sur place. Ceux-ci comprennent g?n?ralement des espaces de r?union grands et petits, des laboratoires informatiques, une salle de bal et des capacit?s audiovisuelles pour les conf?renciers ou les pr?sentations. Les repas sont g?n?ralement pris en charge par le service des aliments et des boissons de l’?tablissement. Ces services de conf?rence sont tous g?r?s par du personnel sur place et coordonn?s par le responsable des services de conf?rence, qui prend toutes les dispositions n?cessaires lorsqu’il est inform? par le groupe de ses besoins.
Les gestionnaires de services de conf?rence tiers proposent des suggestions de lieu pour la conf?rence, puis coordonnent tous les services suppl?mentaires s’ils ne sont pas propos?s par cet ?tablissement, tels que la restauration et les r?servations d’h?tel. Ce type de planification de conf?rence est courant avec des groupes trop nombreux pour ?tre h?berg?s par un seul h?tel, ou pour des groupes qui souhaitent qu’un tiers les aide ? n?gocier le meilleur tarif. Les services de conf?rence comprennent ?galement la planification de toute r?cr?ation que le groupe peut souhaiter pendant leur s?jour.
Le choix d’une salle de conf?rence est mieux accompli en examinant les besoins du groupe et ce qu’ils cherchent ? accomplir pendant leur ?v?nement. Les conf?rences typiques comprennent des salons professionnels, des programmes de formation en entreprise ou des c?r?monies de remise de prix annuelles. De nombreux planificateurs de services de conf?rence d’h?tel planifient ?galement des mariages ou de petits ?v?nements familiaux. L’objectif d’embaucher des professionnels des services de conf?rence est de s’assurer que tous les besoins du groupe sont satisfaits et que l’?v?nement se d?roule sans encombre sans avoir ? se soucier des d?tails.
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