Les services de conférence comprennent la réservation de conférences, de réunions ou d’autres événements, ainsi que la planification et la fourniture des services nécessaires au succès de ces événements. Les services de conférence sont également communément appelés gestion de réunions, gestion d’événements, planification d’événements ou marketing d’événements. Les gestionnaires de services de conférence sont également appelés planificateurs de réunions ou d’événements. Les services de conférence varient en fonction de l’événement, mais comprennent généralement la budgétisation, l’hébergement, la restauration et l’équipement et le soutien audiovisuels.
Il existe deux grandes catégories de services de conférence : ceux gérés par des planificateurs de réunions internes et ceux gérés par des planificateurs tiers. Les planificateurs de réunions internes sont des employés de l’établissement qui accueille l’événement. Habituellement, le contact du groupe, le membre du groupe qui est chargé de prendre toutes les dispositions nécessaires, décidera à l’avance quelle installation utiliser pour l’événement et contactera directement ses propriétaires. Un responsable des services de conférence est alors affecté à partir de cette installation. Des sociétés extérieures ou tierces sont embauchées lorsqu’un groupe n’a pas sélectionné de site particulier. Le contact du groupe fournira une liste d’exigences, et la société de services de conférence commencera à suggérer des installations appropriées et servira d’intermédiaire entre le groupe et les sites.
Les services de conférence requis pour chaque événement comprennent l’hébergement et les repas. Pour cette raison, les conférences sont souvent organisées par des hôtels disposant de salles de conférence sur place. Ceux-ci comprennent généralement des espaces de réunion grands et petits, des laboratoires informatiques, une salle de bal et des capacités audiovisuelles pour les conférenciers ou les présentations. Les repas sont généralement pris en charge par le service des aliments et des boissons de l’établissement. Ces services de conférence sont tous gérés par du personnel sur place et coordonnés par le responsable des services de conférence, qui prend toutes les dispositions nécessaires lorsqu’il est informé par le groupe de ses besoins.
Les gestionnaires de services de conférence tiers proposent des suggestions de lieu pour la conférence, puis coordonnent tous les services supplémentaires s’ils ne sont pas proposés par cet établissement, tels que la restauration et les réservations d’hôtel. Ce type de planification de conférence est courant avec des groupes trop nombreux pour être hébergés par un seul hôtel, ou pour des groupes qui souhaitent qu’un tiers les aide à négocier le meilleur tarif. Les services de conférence comprennent également la planification de toute récréation que le groupe peut souhaiter pendant leur séjour.
Le choix d’une salle de conférence est mieux accompli en examinant les besoins du groupe et ce qu’ils cherchent à accomplir pendant leur événement. Les conférences typiques comprennent des salons professionnels, des programmes de formation en entreprise ou des cérémonies de remise de prix annuelles. De nombreux planificateurs de services de conférence d’hôtel planifient également des mariages ou de petits événements familiaux. L’objectif d’embaucher des professionnels des services de conférence est de s’assurer que tous les besoins du groupe sont satisfaits et que l’événement se déroule sans encombre sans avoir à se soucier des détails.
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