Un inventaire direct des matières est une comptabilité détaillée des matières disponibles pour la production, mais pas encore utilisées. Il s’agit notamment des matières premières pour la fabrication ainsi que des fournitures utilisées dans la prestation de services, telles que le câblage électrique pour les entrepreneurs. Il est important de tenir des registres d’inventaire précis à chaque étape de la production pour garder les coûts sous contrôle et identifier les excédents, les pertes et les vols. Les programmes informatiques peuvent être utiles, bien que des enregistrements sur papier puissent être préférés ou même nécessaires dans certains cas.
Cela inclut tous les éléments qui entrent dans la production de produits finis ou de services. De plus, les entreprises doivent tenir compte des matériaux indirects, des éléments divers qui sont plus difficiles à suivre. Dans un exemple, les matériaux directs pour les électriciens comprennent des éléments tels que les prises et le câblage. En revanche, la soudure et le ruban électrique sont des matériaux indirects, car ils sont beaucoup plus difficiles à suivre par projet.
Les inventaires identifient clairement tous les matériaux directs disponibles et fournissent des informations sur leur nombre et leur emplacement. L’inventaire direct des matériaux peut être utilisé pour suivre le mouvement des fournitures dans une entreprise et peut aider à identifier des problèmes tels que des composants manquants. Cela peut également aider le personnel à localiser les choses lorsqu’il en a besoin et à s’assurer qu’il en aura assez pour un projet. Les ouvriers de ligne d’une entreprise se préparant à démarrer la production, par exemple, peuvent vérifier l’emplacement et le nombre de tous les composants nécessaires dans un inventaire direct des matériaux pour s’assurer que la production peut avancer.
L’établissement d’un inventaire direct des matières est également nécessaire à des fins comptables. Les entreprises veulent garder une trace de la valeur des stocks disponibles, y compris les stocks à différentes étapes du processus de production. Les matières premières peuvent être chères et des erreurs dans les déclarations financières peuvent conduire à payer accidentellement plus d’impôts ou à rencontrer d’autres problèmes. Des inventaires détaillés peuvent également être exigés par les compagnies d’assurance, car elles ne veulent pas payer les réclamations pour les articles que les entreprises n’avaient pas réellement en main.
Les inventaires informatiques mis à jour en permanence sont une approche courante pour l’inventaire direct des matières. Ceux-ci fournissent des informations en temps réel sur ce que possède une entreprise et où elle se trouve pour une référence instantanée. Le personnel peut être chargé de saisir les mises à jour lorsqu’il déplace des fournitures. Il est courant de le faire après un travail, lors de la génération de la documentation pour facturer les clients et mettre à jour les dossiers de l’entreprise, car les travailleurs peuvent rapidement déterminer le nombre de fournitures qu’ils ont utilisées et modifier les numéros d’inventaire. Les entreprises peuvent également utiliser la technologie d’identification par radiofréquence pour suivre les éléments qui changent de position dans une installation.
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