Un agenda électronique est un logiciel spécialement conçu pour que les utilisateurs saisissent leurs horaires de travail quotidiens, dressent des listes de tâches à accomplir, organisent des rendez-vous et partagent ces informations avec des collègues sur un réseau informatique. Ce type de journal numérique est souvent considéré comme meilleur que les calendriers papier ou les agendas quotidiens en termes de flexibilité et de commodité. Les utilisateurs d’agendas électroniques peuvent afficher leurs calendriers dans divers formats d’heure selon leurs besoins, et ils n’ont pas non plus besoin de remplacer les pages de calendrier papier chaque année. Diverses entreprises utilisent ces outils électroniques pour faciliter les opérations quotidiennes et pour suivre les plans de réunions ou de projets.
L’agenda électronique standard est souvent une application informatique de bureau autonome qui peut être soit un logiciel propriétaire, soit un logiciel open source. De nombreux professionnels et entreprises ont une marque préférée pour leurs revues électroniques. Étant donné que l’informatique mobile est également courante, plusieurs types d’agendas électroniques sont disponibles pour une utilisation sur des ordinateurs portables, des téléphones cellulaires et d’autres appareils portables.
Certains types de journaux sont basés sur le Web plutôt que sur des applications installées, et ces options sont populaires parmi les professionnels occupés qui ont besoin d’informer leurs collègues sur des questions liées au travail lorsqu’ils se déplacent entre les réunions dans différents endroits. Les journaux en réseau permettent généralement à des groupes d’employés de consulter les horaires des uns et des autres via l’accès au compte avec un mot de passe. La plupart de ces agendas numériques sont également équipés de connexions e-mail comme autre moyen de partager des calendriers, des listes et des horaires.
Les calendriers d’un agenda électronique peuvent être au format horaire, quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Les utilisateurs peuvent fréquemment basculer entre ces vues d’un simple clic de souris ou d’une pression sur un bouton. Certains agendas sont spécialisés pour une utilisation dans certains domaines, tels que les cabinets médicaux, les cabinets d’avocats ou d’autres types d’entreprises qui planifient régulièrement des rendez-vous clients. Les adjoints administratifs font souvent des entrées quotidiennes dans ces agendas électroniques concernant les détails de ces rendez-vous. Un assistant médical peut saisir les dates et heures assignées aux patients dans le journal électronique d’un médecin, et un assistant de cabinet juridique fait souvent de même pour les clients d’un avocat.
Le logiciel de journal numérique est fréquemment utilisé pour organiser des réunions d’affaires impliquant plusieurs personnes. Un employé responsable de la planification est généralement en mesure de consulter l’agenda quotidien de chaque participant dans le journal et d’organiser la réunion à un moment qui convient à tout le monde. La fonction de création de liste dans l’agenda électronique est ensuite souvent utilisée pour décrire les sujets à traiter lors de la réunion, et la liste peut être envoyée au reste des participants avec le même logiciel.