Parfois appelée simplement RFT, une demande d’offre est un document qui sert d’invitation aux fournisseurs et à divers types de vendeurs à fournir des biens et des services à l’émetteur du document. Pour la plupart, ce type d’invitation est utilisé par des entités gouvernementales allant du niveau local au niveau national. Un RFT fournit une fonction similaire à la demande de proposition ou RFP dans le secteur privé.
L’une des caractéristiques distinctives d’un appel d’offres est que l’appel d’offres n’est pas adressé à un groupe restreint de fournisseurs potentiels. Ceci est différent d’une demande de proposition, où le document peut être quelque peu large ou très détaillé, et ne s’adresse qu’aux fournisseurs qui, selon l’entreprise, peuvent répondre à ses besoins. Les gouvernements se concentrent plutôt sur la fourniture d’informations très spécifiques sur les types de biens qu’ils souhaitent et invitent un large éventail de fournisseurs potentiels à fournir. Toute entreprise ou personne physique qui répond aux critères établis dans le texte du document est libre de postuler et éventuellement de se voir accorder le statut de fournisseur autorisé.
Dans certains pays, pour répondre à une demande d’offre, le fournisseur potentiel doit soumettre ce que l’on appelle une demande d’informations, ou RFI. Ce document fournit essentiellement des informations sur le fournisseur potentiel, y compris des détails sur le nombre d’années d’activité, des informations concernant la stabilité financière de l’entreprise et tout autre facteur pouvant être pertinent pour se qualifier en tant que fournisseur autorisé pour le gouvernement. Une copie du document peut être soumise avec la soumission de la RFT, ou le vendeur peut être tenu d’affirmer qu’une RFI a déjà été soumise, en faisant référence à la date et à l’entité gouvernementale qui a reçu la demande d’informations.
Il n’existe pas de modèle standard pour préparer un appel d’offres. Le document final reflétera les réglementations et les normes en vigueur que le gouvernement est tenu de respecter. Cela signifie que le projet final est susceptible d’être très détaillé et de fournir à tout fournisseur potentiel des informations adéquates pour déterminer s’il doit ou non répondre à la demande. Les exigences de ce type empêchent les fournisseurs qui ne respectent pas les normes gouvernementales de passer du temps à rédiger une réponse hautement susceptible d’être prise en compte, tout en minimisant le nombre de réponses qui doivent être examinées par l’entité qui a émis la demande d’offre initiale.
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