La communication d’entreprise est un contexte large qui inclut la manière dont une entreprise se présente à l’interne et à l’externe et fait passer son message aux consommateurs. Il est composé à la fois de communication verbale et écrite, mais c’est la partie qui se déroule dans l’écrit qui détermine le style et l’image publique d’une entreprise. En règle générale, une entreprise peut choisir des styles de communication d’entreprise qui intègrent des modes d’adresse formels, décontractés et familiers.
Les entreprises prennent souvent des décisions stratégiques concernant les styles de communication d’entreprise que les employés peuvent utiliser pour accomplir diverses tâches. Il est raisonnable de dire que si une entreprise ne prend pas une position proactive sur le style de communication d’entreprise, elle est plus susceptible d’avoir de graves problèmes à cause d’une mauvaise communication. Certaines entreprises ont un plan de communication très sophistiqué qui détaille l’approche et le ton de tous les types de communication. D’autres avec des budgets plus petits ont tendance à diviser le style de communication en approches internes et externes.
Les communications internes sont plus susceptibles d’être informelles ou occasionnelles. Une entreprise interdit généralement certains types de langage ou de comportement mais a tendance à assouplir les règles de communication formelles entre les employés. Cela signifie qu’un employé n’a pas nécessairement à se soucier du style d’écriture lorsqu’il envoie un e-mail à un collègue. Sa correspondance peut être plus amicale et utiliser des expressions familières.
Une distinction demeure souvent entre communication interne horizontale et verticale. Les styles d’adresse qui peuvent être appropriés entre deux employés occupant le même poste peuvent être inappropriés dans une communication d’un employé à son patron. Ainsi, la communication d’entreprise interne peut souvent être informelle, avec certains paramètres de bienséance de bon sens.
La communication externe a le plus souvent des styles de communication commerciale identifiés pour chaque type d’interaction commerciale avec des parties externes. Par exemple, une entreprise peut demander à ses employés de communiquer avec les clients actuels et potentiels dans un style formel. Cela reviendrait à s’adresser aux personnes par leur titre et leur nom de famille, même si la correspondance se fait par courrier électronique, par exemple.
De même, une entreprise peut imposer un style formel dans les rapports écrits, tels que le rapport annuel de l’entreprise aux actionnaires. Cela empêche les employés de devenir trop amicaux avec des tiers ou de révéler des informations inappropriées en plaisantant. En fait, le style de communication par défaut de la plupart des entreprises est formel, car il est plus difficile de se tromper en observant une certaine distance dans les communications avec les tiers.
Les entreprises qui autorisent des styles de communication d’entreprise informels, décontractés ou familiers avec des parties externes restreignent généralement l’autorisation au marketing. Si le service marketing souhaite positionner un produit d’une certaine manière ou rédiger un message qui, selon l’entreprise, devrait présenter un ton amical, ces styles sont utilisés. Les styles de communication d’entreprise moins formels ne sont généralement appropriés que dans d’autres contextes externes lorsqu’il existe des relations très étroites entre l’employé et le tiers qui justifient un style de communication plus détendu.
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