Un archiviste est un employé de bureau qui travaille avec, organise et stocke des informations telles que des rapports, des fichiers, des procès-verbaux de réunion, des grands livres et de la correspondance diverse. Il ou elle est responsable de la tenue des dossiers en ordre et facilement accessibles pour les autres travailleurs ou les parties externes telles que les avocats qui peuvent avoir besoin de l’information. Les livres, fichiers et reçus financiers d’une entreprise doivent être tenus à jour par un comptable à des fins fiscales.
Les dossiers fiscaux doivent être tenus et constamment mis à jour de manière approfondie, y compris la ventilation des dépenses. Les documents financiers tels que les reçus sont nécessaires pour prouver les informations sur les déclarations de revenus des sociétés. La gestion des dossiers financiers des entreprises est divisée en principales catégories de débiteurs et de créditeurs. Les comptes débiteurs sont les paiements effectués par les clients, tandis que les transactions à payer sont les équipements et autres articles achetés par l’entreprise.
Un comptable doit tenir une liste des clients en retard dans leurs paiements, car cela représente un déficit ou une réduction de ce que l’entreprise aurait dû recevoir pour les paiements selon sa facturation. Les factures sont émises au moment où un client reçoit un bien ou un service et sont numérotées dans un ordre consécutif. Les clients comptant paient les factures immédiatement, tandis que ceux qui ont des comptes de crédit paient le total de leur compte chaque mois ou selon un autre calendrier convenu. Les archivistes doivent s’assurer que toutes les factures sont comptabilisées ; toute commande client annulée est marquée comme annulée, tandis que les relevés sont émis pour créditer les clients. Les relevés sont des documents envoyés régulièrement aux clients créditeurs qui incluent les montants qu’ils ont ou n’ont pas payés pour les factures sur leurs comptes de crédit.
Les comptables classent les espèces, les ventes, la paie et les achats de l’entreprise en informations faciles à localiser qui s’intègrent dans un système global tel qu’un logiciel de comptabilité informatisé. Dans les systèmes comptables informatisés, les archivistes peuvent être chargés de télécharger les informations bancaires d’une entreprise dans des logiciels. La sauvegarde des fichiers en cas d’incendie de bureau ou de toute autre situation d’urgence est une autre responsabilité commune. Dans certains cas, un archiviste peut encore avoir besoin d’enregistrer à la main certains reçus et éléments dans un grand livre réglé. Les archivistes sont souvent en charge de la petite caisse et du suivi des achats de fournitures de bureau.
Un archiviste efficace organise et classe les éléments quotidiennement plutôt que de laisser les reçus et les informations s’accumuler. Une telle tenue de dossiers quotidienne est une partie principale de ce type de travail d’employé de bureau, mais d’autres tâches administratives peuvent être assignées. Les archivistes prennent souvent des minutes lors des réunions, avant de distribuer et plus tard de stocker les informations.