La plupart des entreprises ont besoin d’une petite quantité d’argent en main pour certaines dépenses comme les fournitures de bureau et autres. C’est ce qu’on appelle généralement la petite caisse, et le mot petit est une corruption de la prononciation du français petit, qui signifie petit ou petit. La majorité des petites entreprises ont une petite caisse d’environ 100 dollars américains (USD). Les grandes entreprises, en particulier celles qui ont de nombreux départements, peuvent avoir une quantité importante de ces liquidités détenues par divers dépositaires.
Les propriétaires d’entreprise pourraient penser qu’il ne serait guère nécessaire pour l’entreprise moderne d’avoir une petite caisse, car il est si facile d’utiliser des choses comme les guichets automatiques ou les cartes de crédit. Cependant, l’avantage de l’argent liquide est que n’importe quel employé peut l’utiliser, alors que les cartes d’entreprise ont tendance à être limitées à quelques utilisateurs au maximum. La petite caisse évite de donner à plus d’employés l’accès aux cartes de crédit et maximise le nombre d’employés qui peuvent être employés pour faire une course afin d’obtenir une petite chose pour l’entreprise.
Comme pour toute dépense professionnelle, la petite caisse doit être soigneusement suivie. Lorsque les employés l’utilisent, ils doivent fournir les reçus de leurs achats. De nombreux propriétaires d’entreprise ou dépositaires d’espèces doivent également tenir un registre des dépenses. Alternativement, les fonds sont parfois enregistrés via un système de bons. Les gens peuvent faire de petits achats avec leur propre argent et être remboursés en remplissant un bon. Chaque bon est un moyen de suivre les dépenses pour s’assurer qu’elles s’additionnent.
Il est très important de s’assurer que l’argent s’accumule. Ne pas savoir où va l’argent peut facilement conduire à des abus. Habituellement, les entreprises doivent s’assurer que le montant de tous les reçus ou pièces justificatives plus l’argent comptant correspond toujours au montant total de la petite caisse admissible. Au fur et à mesure que les pièces justificatives ou les reçus commencent à augmenter et que les espèces diminuent, l’entreprise reconstitue le montant en espèces et s’assure que toutes les dépenses ont été dûment enregistrées selon la méthode comptable utilisée par l’entreprise.
Une autre chose qui est importante est de s’assurer que l’argent est stocké dans un endroit sûr. L’argent liquide n’est évidemment pas sécurisé lorsqu’il est laissé dans un endroit ouvert et doit être conservé dans un coffre-fort, une caisse ou quelque chose comme un tiroir verrouillé. Habituellement, une personne y a accès et s’appelle le gardien. Dans certaines entreprises comme les magasins de détail, il y a une quantité importante d’argent liquide disponible dans les caisses enregistreuses. Il est possible que la petite caisse soit conservée dans le registre, ou que l’employeur puisse simplement utiliser les fonds du registre pour de petites dépenses, laissant des bons ou des reçus qui permettront à quiconque d’équilibrer les fonds du registre de manière uniforme à la fermeture du magasin ou de la caisse.
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