Un bon de petite caisse est placé dans un fonds de petite caisse chaque fois que de l’argent est déboursé à l’avance pour un petit achat. Les petites caisses sont de petites sommes d’argent, généralement entre 100 $ et 250 $ US, mises de côté pour les achats accessoires afin d’éviter de faire un chèque ou d’utiliser une carte de crédit d’entreprise. Les bons de petite caisse plus le montant d’argent à l’intérieur du fonds de petite caisse doivent toujours être égaux au montant initial total du fonds.
La petite caisse est généralement versée de deux manières différentes : par des remboursements ou par des paiements anticipés. Les remboursements ont lieu lorsqu’un achat a déjà été effectué et qu’un reçu est fourni comme document attestant que l’argent est dû au destinataire. Les paiements anticipés se produisent lorsqu’un petit achat doit être effectué et que l’argent doit être versé avant l’achat. Dans ce cas, un bon de petite caisse est placé dans le fonds en lieu et place du montant déboursé.
Une entreprise aura généralement des procédures en place qui régissent l’utilisation et le contrôle de la petite caisse. Ces procédures détailleront spécifiquement les informations requises sur un bon de petite caisse. Cela inclut généralement la date du décaissement ainsi que le montant, l’objet et le nom du bénéficiaire. Un exemple de bon de petite caisse peut être téléchargé en ligne, acheté dans un magasin de fournitures de bureau ou simplement créé en interne au sein de l’entreprise sous l’un de ses formulaires personnalisés.
Le dépositaire de la petite caisse est généralement un superviseur d’un certain niveau qui a gagné la confiance de l’entreprise. Il ou elle est responsable de s’assurer que chaque centime de la petite caisse est comptabilisé via un reçu ou un bon de petite caisse. Une fois qu’un reçu ou un autre document approprié est reçu de la personne qui a pris l’argent, les documents doivent être joints au bon et classés en conséquence. Il appartient généralement au dépositaire de déterminer le compte du grand livre approprié sur lequel imputer l’achat. Les comptes courants du grand livre général pour les dépenses accessoires sont les fournitures de bureau, les remboursements de stationnement et d’autres petits achats.
Périodiquement, il devrait y avoir un rapprochement de la petite caisse par un superviseur du dépositaire. Cela garantira que tout argent manquant est identifié et localisé tôt pendant que le problème peut encore être corrigé. De plus, cela maintient le gardien sous contrôle car même de petites sommes d’argent peuvent être abusées. L’abus de petite caisse est une forme courante de détournement de fonds à petite échelle, et peut facilement ajouter des milliers de dollars d’argent manquant sur une période de plusieurs années si rien n’est fait.