Un commis au grand livre est charg? de saisir les informations dans les grands livres des comptes au nom d’une entreprise ou d’une organisation. Les lois de nombreux pays exigent que les propri?taires d’entreprise tiennent des registres financiers d?taill?s des revenus et des d?penses et ces registres sont examin?s et utilis?s lors de la pr?paration des d?clarations de revenus et des audits de l’entreprise. Le commis au grand livre doit s’assurer que les informations financi?res sont enregistr?es avec pr?cision et que les livres de l’entreprise sont ?quilibr?s sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
De nombreuses entreprises tiennent des livres distincts pour diff?rents types de d?penses telles que la paie ou l’inventaire. Avant que les fonds ne soient d?pos?s ou retir?s de ces comptes, le commis au grand livre peut d’abord passer toutes les transactions dans un grand livre g?n?ral. Les d?p?ts sont enregistr?s dans le grand livre g?n?ral, puis d?bit?s de ce compte et red?pos?s dans le grand livre auxiliaire appropri?. Le commis utilise les num?ros de compte du grand livre pour suivre ces d?p?ts et retraits, mais le livre de compte du grand livre contient les d?tails de tous les d?bits et cr?dits de l’entreprise.
? la fin de chaque journ?e, le solde de cl?ture du grand livre doit refl?ter le total combin? du solde de d?part de la journ?e plus tous les cr?dits et moins tous les d?bits. En r?gle g?n?rale, les entreprises exigent que le commis ?quilibre le grand livre g?n?ral quotidiennement. Si des divergences sont trouv?es, le commis au grand livre doit examiner attentivement toutes les transactions et les re?us pour identifier la source du probl?me. Le commis doit corriger l’erreur et s’assurer que le solde final est exact. Dans certains pays, les greffiers ne sont pas tenus de v?rifier les grands livres quotidiennement, mais plus les grands livres sont examin?s fr?quemment, plus les greffiers peuvent d?tecter et r?soudre facilement les probl?mes.
Les commis au grand livre sont parfois charg?s de pr?parer des rapports financiers et de faire des pr?sentations aux administrateurs ou aux propri?taires de l’entreprise. Ils peuvent r?pondre aux questions sur la performance financi?re de l’entreprise en se r?f?rant aux donn?es contenues dans les grands livres. Lorsque les autorit?s fiscales effectuent des v?rifications, le commis au grand livre est charg? de r?pondre aux questions du v?rificateur et de fournir des copies des re?us et des informations financi?res que les v?rificateurs demandent.
Certaines entreprises embauchent des experts-comptables agr??s pour travailler comme commis au grand livre. Ces personnes ont g?n?ralement un dipl?me coll?gial en comptabilit?, en finance ou dans un domaine connexe et sont autoris?es ? travailler comme comptables. Les grandes entreprises peuvent employer un grand nombre de commis pour superviser les finances des diff?rentes divisions de l’entreprise. Les petites entreprises embauchent parfois des teneurs de livres qui n’ont pas de formation comptable formelle pour travailler comme commis au grand livre. Ces personnes peuvent avoir ou non des dipl?mes universitaires, mais ont g?n?ralement une certaine exp?rience en tant qu’administrateurs de bureau, secr?taires ou tr?soriers.