Un commis au grand livre est chargé de saisir les informations dans les grands livres des comptes au nom d’une entreprise ou d’une organisation. Les lois de nombreux pays exigent que les propriétaires d’entreprise tiennent des registres financiers détaillés des revenus et des dépenses et ces registres sont examinés et utilisés lors de la préparation des déclarations de revenus et des audits de l’entreprise. Le commis au grand livre doit s’assurer que les informations financières sont enregistrées avec précision et que les livres de l’entreprise sont équilibrés sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
De nombreuses entreprises tiennent des livres distincts pour différents types de dépenses telles que la paie ou l’inventaire. Avant que les fonds ne soient déposés ou retirés de ces comptes, le commis au grand livre peut d’abord passer toutes les transactions dans un grand livre général. Les dépôts sont enregistrés dans le grand livre général, puis débités de ce compte et redéposés dans le grand livre auxiliaire approprié. Le commis utilise les numéros de compte du grand livre pour suivre ces dépôts et retraits, mais le livre de compte du grand livre contient les détails de tous les débits et crédits de l’entreprise.
À la fin de chaque journée, le solde de clôture du grand livre doit refléter le total combiné du solde de départ de la journée plus tous les crédits et moins tous les débits. En règle générale, les entreprises exigent que le commis équilibre le grand livre général quotidiennement. Si des divergences sont trouvées, le commis au grand livre doit examiner attentivement toutes les transactions et les reçus pour identifier la source du problème. Le commis doit corriger l’erreur et s’assurer que le solde final est exact. Dans certains pays, les greffiers ne sont pas tenus de vérifier les grands livres quotidiennement, mais plus les grands livres sont examinés fréquemment, plus les greffiers peuvent détecter et résoudre facilement les problèmes.
Les commis au grand livre sont parfois chargés de préparer des rapports financiers et de faire des présentations aux administrateurs ou aux propriétaires de l’entreprise. Ils peuvent répondre aux questions sur la performance financière de l’entreprise en se référant aux données contenues dans les grands livres. Lorsque les autorités fiscales effectuent des vérifications, le commis au grand livre est chargé de répondre aux questions du vérificateur et de fournir des copies des reçus et des informations financières que les vérificateurs demandent.
Certaines entreprises embauchent des experts-comptables agréés pour travailler comme commis au grand livre. Ces personnes ont généralement un diplôme collégial en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe et sont autorisées à travailler comme comptables. Les grandes entreprises peuvent employer un grand nombre de commis pour superviser les finances des différentes divisions de l’entreprise. Les petites entreprises embauchent parfois des teneurs de livres qui n’ont pas de formation comptable formelle pour travailler comme commis au grand livre. Ces personnes peuvent avoir ou non des diplômes universitaires, mais ont généralement une certaine expérience en tant qu’administrateurs de bureau, secrétaires ou trésoriers.