Un inventaire est un processus qui consiste à faire un inventaire physique de chaque article trouvé dans un inventaire particulier. Les comptages sont couramment utilisés avec tous les types d’inventaire dans n’importe quel type de contexte commercial. L’objectif de l’inventaire est de s’assurer que tous les enregistrements d’inventaire sont exacts. Si le décompte physique et les enregistrements ne concordent pas, des procédures conformes aux politiques de l’entreprise et aux lois ou réglementations applicables doivent être utilisées pour concilier ces différences.
L’une des formes les plus utilisées de l’inventaire est connue sous le nom d’inventaire tournant. Les entreprises manufacturières telles que les sociétés textiles ou les producteurs d’électronique ont généralement des stocks massifs de matières premières, de produits finis, de pièces et de fournitures qui sont conservés à portée de main pour maintenir les machines de production opérationnelles. Avec chacun de ces inventaires, l’approche d’inventaire tournant permet de comptabiliser physiquement une partie de l’inventaire au cours de chaque mois ou trimestre de l’année. Cela permet à l’inventaire physique d’être rapproché progressivement tout au long de l’année et aide à minimiser le processus de rapprochement lorsque le décompte annuel complet de l’inventaire physique est effectué.
Dans de nombreuses entreprises basées sur la production, les pièces et fournitures de machines sont conservées sur place et sont classées dans ce que l’on appelle des codes de matériaux. Les codes sont souvent structurés de manière à se rapporter à un département spécifique au sein de l’installation de production et au type de machine qui utilise ces composants ou fournitures. Une dernière partie du code pour chaque composant renvoie normalement au numéro de pièce attribué par le fabricant de la pièce. Lors d’un inventaire tournant, un nombre spécifique de codes de matériau est sélectionné et chaque article est physiquement compté. Lorsque le décompte physique est supérieur ou inférieur au décompte reflété dans la liste d’inventaire, une note est faite et la liste est finalement rapprochée du décompte réel, après que la documentation appropriée a été déposée pour expliquer l’écart.
La réalisation d’un inventaire est essentielle pour deux raisons principales. Premièrement, le comptage évite les situations dans lesquelles une ou plusieurs machines nécessitent des pièces de rechange, et ces pièces s’avèrent ne pas être présentes dans l’inventaire physique. En conséquence, le processus de production est retardé pendant des périodes plus courtes et les niveaux de production peuvent être atteints plus facilement. Dans le même temps, le maintien d’un décompte précis minimise les chances d’accumuler un inventaire plus important que nécessaire et de générer une charge fiscale plus importante à partir de cet inventaire plus important.