L’inventaire physique peut faire référence avec précision à deux idées distinctes mais liées, et le sens est principalement lié au fait que le terme est utilisé pour désigner une chose ou un processus de faire quelque chose. L’inventaire physique peut souvent faire référence à l’inventaire des produits disponibles dans un magasin, généralement un établissement de vente au détail, et peut également être appelé inventaire réel ou « en main ». Cet inventaire peut également faire référence au processus par lequel l’inventaire dans un magasin est compté pour établir la valeur quantitative de l’inventaire lui-même.
La différence entre les deux utilisations du mot est essentiellement de savoir si le terme est utilisé comme nom ou comme verbe. Lorsqu’il est utilisé comme nom, le terme est souvent utilisé dans le commerce de détail pour établir la quantité de produit disponible à vendre aux clients. Étant donné que de nombreux clients quitteront un magasin les mains vides s’ils ne trouvent pas le produit qu’ils recherchent, il est important de garantir un inventaire suffisant dans un magasin. L’inventaire est également généralement lié au stockage et au réapprovisionnement des rayons pour garantir que les produits du magasin sont facilement disponibles pour les clients.
Cela contraste souvent avec l’inventaire informatique, qui est ce que les enregistrements des expéditions reçues et des ventes d’articles dans le magasin indiquent qu’ils devraient être trouvés dans le magasin. Les erreurs d’expédition, le vol, les processus inappropriés au registre et d’autres facteurs peuvent tous créer une différence entre l’inventaire physique ou réel et l’inventaire informatique. Pour de nombreuses entreprises, l’écart entre ces deux chiffres est appelé soit une diminution, pour les articles avec moins d’inventaire physique que l’inventaire informatique, soit une augmentation, lorsque l’inventaire réel est supérieur à l’inventaire informatique. Les deux sont généralement considérés comme négatifs, car ils sont souvent révélateurs d’une perte de l’entreprise ou d’une mauvaise performance des associés à un certain niveau.
Lorsqu’il est utilisé pour décrire un processus, l’inventaire physique est généralement effectué une fois par an ou à une fréquence similaire. Selon la taille du magasin, les dénombrements d’inventaire peuvent ne prendre que quelques heures ou plusieurs jours et peuvent être effectués par des employés du magasin ou des entrepreneurs externes embauchés pour effectuer l’inventaire. Pour les grands magasins, ou pour les rayons des magasins qui sont particulièrement populaires auprès des clients ou plus susceptibles d’être ciblés par les voleurs à l’étalage, des comptages quotidiens ou hebdomadaires peuvent également être effectués dans le cadre de l’inventaire physique en cours.
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