Un processus d’inventaire représente les étapes ou procédures spécifiques qu’une entreprise utilise pour déplacer les produits de l’inventeur dans ses opérations commerciales. Différents types d’inventaire existent dans l’environnement des affaires. Les entreprises de fabrication et de production traitent généralement des matières premières, des travaux en cours et des produits finis. Les entrepôts, les distributeurs et les détaillants traitent principalement des produits finis prêts à être vendus aux particuliers et aux entreprises. Bien que ces deux groupes représentent des entreprises à des extrémités différentes de la chaîne d’approvisionnement, les processus d’inventaire peuvent être similaires entre les deux groupes.
Une vue d’ensemble du processus d’inventaire est le système qu’une entreprise utilise pour suivre l’inventaire dans son grand livre comptable. Les systèmes d’inventaire périodique et perpétuel sont les plus courants dans les entreprises. Les systèmes d’inventaire périodiques ne mettent pas à jour le grand livre général d’une entreprise pour chaque mouvement spécifique d’inventaire. Les entreprises commencent généralement avec un solde d’inventaire d’ouverture et mettent à jour les informations sur une base trimestrielle ou annuelle. Certaines entreprises peuvent préférer mettre à jour leurs systèmes d’inventaire périodique sur une base mensuelle. Les systèmes d’inventaire perpétuel mettent à jour le grand livre général de l’entreprise après chaque achat, vente ou ajustement du compte d’inventaire de l’entreprise. Bien que les systèmes d’inventaire permanent nécessitent plus de travail, ils fournissent un système plus précis pour régir les processus d’inventaire individuels.
Les entreprises doivent sélectionner chaque processus d’inventaire individuel en fonction du type d’articles dans l’entreprise. Les entreprises qui produisent ou vendent des produits homogènes ou des articles en lots importants peuvent préférer un processus d’inventaire plus simple. Les entreprises reçoivent, stockent, étiquettent et vendent souvent ces produits en stock sans inspecter chaque article individuel. L’échantillonnage est un processus de contrôle qualité courant pour les marchandises homogènes ou en lots. Les entreprises évalueront la qualité de l’inventaire en sélectionnant un échantillon aléatoire pour inspecter l’inventaire.
Les inventaires constitués de marchandises individuelles ou de lignes de produits nécessitent généralement un processus d’inventaire plus détaillé. Les entreprises passeront beaucoup de temps à gérer, étiqueter et fixer le prix de ces produits, car le coût de chaque produit est généralement différent. Les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise suivent souvent ces articles individuellement pour comprendre quels articles doivent être réapprovisionnés dans l’entreprise. Les entreprises disposant de vastes stocks de produits individuels utilisent généralement le système d’inventaire perpétuel. Cela leur permet de conserver des informations détaillées sur leur livre comptable pour représenter avec précision les informations financières relatives aux stocks.
Les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise doivent également tenir compte de la quantité de travail nécessaire pour gérer les stocks. Les petites entreprises ont souvent du mal à maintenir le processus d’inventaire car elles ont moins d’employés pour remplir les fonctions et fournir au vendeur des informations d’inventaire précises. Les petites entreprises devraient également envisager d’externaliser les processus d’inventaire qui peuvent compliquer leurs opérations commerciales. Les propriétaires d’entreprise peuvent également éviter les détails spécifiques de la gestion des processus d’inventaire individuels.
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