Un employé confidentiel est toute personne employée dans une entreprise donnée qui a accès à des informations exclusives concernant les relations de l’employeur avec les autres employés de l’entreprise. L’origine du terme se trouve dans les lois de l’État de Californie aux États-Unis, en particulier la Higher Education Employer-Employee Relations Act, ou HEERA, qui a été adoptée en 1984. Bien qu’il ne soit pas employé dans toutes les cultures d’entreprise, il y a généralement les employés de toute entreprise qui correspondent au profil de base d’un employé confidentiel, les personnes employées dans les ressources humaines étant l’un des exemples les plus évidents.
Les responsabilités d’un employé confidentiel impliquent généralement l’accès à des informations qui ne sont pas mises à la disposition des employés en général. Par exemple, l’assistant administratif d’un chef de service peut avoir accès à des informations sur les superviseurs qui relèvent de ce chef de service qui ne sont pas partagées avec d’autres services ou même d’autres employés au sein de ce même service. De la même manière, un chef de projet peut avoir accès à des données sur les employés sélectionnés pour faire partie de l’équipe de projet qui, autrement, resteraient uniquement en possession du service des ressources humaines. L’étendue des données partagées est souvent liée à l’emploi, bien que dans certains pays, les informations puissent également être de nature personnelle, en particulier lorsque la sécurité est un problème.
Toutes les données fournies à un employé confidentiel sont considérées comme étant nécessaires. L’utilisation des informations est souvent limitée à des tâches spécifiques, avec des instructions pour ne partager les données qu’avec d’autres qui ont également besoin des informations pour mener à bien les tâches qui leur sont assignées. Un employé confidentiel est susceptible d’en savoir beaucoup sur les fusions en cours ou d’autres événements clés de la vie de l’entreprise avant que les autres employés ne soient informés de ces activités, et devrait garder le silence jusqu’à ce que les propriétaires choisissent de faire une annonce publique.
L’une des qualités les plus importantes que tout employé confidentiel doit posséder est la capacité de gérer les informations confidentielles de manière discrète et conformément aux politiques de l’entreprise. Cela signifie que les informations obtenues sur un membre de la main-d’œuvre ne sont partagées avec personne d’autre qui n’a pas besoin de ces informations pour exercer ses fonctions. Le non-respect de la protection de la vie privée des employés est considéré comme une violation de la confidentialité et peut entraîner un licenciement immédiat. Selon les lois applicables qui s’appliquent dans un pays donné ou dans une autre juridiction, l’employé qui a partagé les informations confidentielles avec des personnes non autorisées peut également faire l’objet de poursuites pénales ou civiles à la suite de cette violation.
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