Un modèle d’offre est un format de document-cadre utilisé par les organisations qui soumissionnent soit pour recevoir un financement pour un projet, soit pour remporter un projet commercial. Dans certains cas, il existe un modèle d’offre standard émis par l’organisation qui examine les offres concurrentes. Dans d’autres cas, les soumissionnaires peuvent avoir leurs propres modèles utilisés pour soumissionner dans plusieurs scénarios.
La forme la plus simple de modèle d’offre est celle qui est soit incluse avec un logiciel de bureautique commercial, soit produite indépendamment. Habituellement, il s’agit simplement d’esquisses de documents qui incluent la plupart des questions couvertes par une offre formelle. Dans certains cas, le modèle peut être configuré pour fonctionner avec une base de données d’entreprise afin que l’ordinateur puisse récupérer et insérer automatiquement les informations pertinentes. Bien que l’utilisation de cette forme de modèle puisse être une option simple et facile, en particulier pour les organisations à court de ressources, elle ne fournira pas toujours toutes les informations que l’organisation soumissionnaire souhaite fournir ou que l’organisation envisageant les offres souhaite recevoir.
Une autre option est pour une organisation qui effectue plusieurs offres avec plusieurs organisations d’avoir son propre modèle d’offre. Il s’agira d’un document standard accessible et utilisé par tout le personnel. Le principal avantage de ceci est qu’il est plus facile pour les gestionnaires et les services financiers d’examiner les offres avant de les approuver pour soumission. Cela garantit également que le personnel moins expérimenté s’assure d’inclure tous les détails que l’entreprise juge importants de mentionner dans les offres.
Dans certains cas, l’organisation qui examinera les offres publiera son propre modèle d’offre standard. Cela garantira qu’il reçoit les offres dans un format cohérent et que les soumissionnaires sont invités à fournir les informations spécifiques dont l’organisation a besoin pour évaluer chaque offre. Ce système peut être problématique si le modèle ne fonctionne correctement que lorsqu’il est utilisé dans un logiciel d’édition de documents particulier, notamment dans le cas d’un organisme public qui est tenu de rendre son processus d’appel d’offres accessible à tous les soumissionnaires. Ces modèles doivent également permettre une certaine flexibilité pour traiter avec les soumissionnaires qui doivent fournir des informations non couvertes par le format.
Malgré ces problèmes, une organisation faisant une offre devrait toujours presque toujours utiliser le modèle d’offre fourni. Ne pas le faire peut signifier qu’une offre est automatiquement rejetée, en particulier dans les cas où il y a un grand nombre de soumissionnaires. L’étude approfondie et le remplissage du modèle d’offre peuvent également donner un aperçu de ce que recherche l’organisation évaluant les offres, donnant ainsi au soumissionnaire une meilleure chance d’adapter son offre.
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