Un mod?le d’offre est un format de document-cadre utilis? par les organisations qui soumissionnent soit pour recevoir un financement pour un projet, soit pour remporter un projet commercial. Dans certains cas, il existe un mod?le d’offre standard ?mis par l’organisation qui examine les offres concurrentes. Dans d’autres cas, les soumissionnaires peuvent avoir leurs propres mod?les utilis?s pour soumissionner dans plusieurs sc?narios.
La forme la plus simple de mod?le d’offre est celle qui est soit incluse avec un logiciel de bureautique commercial, soit produite ind?pendamment. Habituellement, il s’agit simplement d’esquisses de documents qui incluent la plupart des questions couvertes par une offre formelle. Dans certains cas, le mod?le peut ?tre configur? pour fonctionner avec une base de donn?es d’entreprise afin que l’ordinateur puisse r?cup?rer et ins?rer automatiquement les informations pertinentes. Bien que l’utilisation de cette forme de mod?le puisse ?tre une option simple et facile, en particulier pour les organisations ? court de ressources, elle ne fournira pas toujours toutes les informations que l’organisation soumissionnaire souhaite fournir ou que l’organisation envisageant les offres souhaite recevoir.
Une autre option est pour une organisation qui effectue plusieurs offres avec plusieurs organisations d’avoir son propre mod?le d’offre. Il s’agira d’un document standard accessible et utilis? par tout le personnel. Le principal avantage de ceci est qu’il est plus facile pour les gestionnaires et les services financiers d’examiner les offres avant de les approuver pour soumission. Cela garantit ?galement que le personnel moins exp?riment? s’assure d’inclure tous les d?tails que l’entreprise juge importants de mentionner dans les offres.
Dans certains cas, l’organisation qui examinera les offres publiera son propre mod?le d’offre standard. Cela garantira qu’il re?oit les offres dans un format coh?rent et que les soumissionnaires sont invit?s ? fournir les informations sp?cifiques dont l’organisation a besoin pour ?valuer chaque offre. Ce syst?me peut ?tre probl?matique si le mod?le ne fonctionne correctement que lorsqu’il est utilis? dans un logiciel d’?dition de documents particulier, notamment dans le cas d’un organisme public qui est tenu de rendre son processus d’appel d’offres accessible ? tous les soumissionnaires. Ces mod?les doivent ?galement permettre une certaine flexibilit? pour traiter avec les soumissionnaires qui doivent fournir des informations non couvertes par le format.
Malgr? ces probl?mes, une organisation faisant une offre devrait toujours presque toujours utiliser le mod?le d’offre fourni. Ne pas le faire peut signifier qu’une offre est automatiquement rejet?e, en particulier dans les cas o? il y a un grand nombre de soumissionnaires. L’?tude approfondie et le remplissage du mod?le d’offre peuvent ?galement donner un aper?u de ce que recherche l’organisation ?valuant les offres, donnant ainsi au soumissionnaire une meilleure chance d’adapter son offre.
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