Un état des lieux est un document qui sert de résumé de la situation financière globale d’une entreprise ou d’une autre entité. L’état est généralement divisé en deux sections, ce qui permet de comparer relativement facilement les actifs actuels détenus avec le montant de tout passif en cours. À bien des égards, l’état des lieux ressemble beaucoup à un bilan standard conservé dans les registres comptables et est parfois considéré comme n’étant rien de plus qu’une version légèrement différente d’un bilan.
Le but d’une déclaration de condition est de créer un document proactif permettant de connaître rapidement la valeur nette de l’entreprise ou de l’organisation. Afin d’accomplir cette tâche, la première partie du document se concentrera sur tous les actifs actuellement détenus. Cela comprend divers types de biens immobiliers, y compris des immeubles de bureaux, des installations de fabrication ou même des terrains non bâtis. D’autres actifs tels que les titres et les soldes de trésorerie dans divers comptes sont également répertoriés. Essentiellement, tout actif qui peut être converti en espèces avec une relative facilité est inclus dans l’inventaire des actifs productifs.
Dans la deuxième partie d’un état des lieux, tous les dettes impayées sont répertoriées. Cela peut inclure des hypothèques, des prêts commerciaux, des capitaux propres ou tout autre type de passif que l’entité est chargée de rembourser à un moment donné dans le futur. Une fois qu’une liste complète des passifs est créée, il est facile de comparer le montant des actifs à celui des passifs et de déterminer la valeur nette de l’organisation.
Un énoncé des conditions est parfois requis lorsqu’une entreprise sollicite un prêt quelconque ou lorsqu’il est question d’une acquisition ou d’une fusion avec une autre entreprise. Chaque article contenu dans la déclaration est étayé par la documentation trouvée dans les registres comptables tenus par l’organisation, ce qui permet de vérifier très facilement tout chiffre répertorié parmi les actifs ou les passifs. En ce sens, l’état des lieux a la même finalité qu’un bilan.
Certaines entreprises compileront périodiquement un état des lieux afin d’obtenir un aperçu rapide de la situation financière actuelle de l’entreprise. En examinant la répartition des actifs et en les comparant aux passifs, les propriétaires d’entreprise peuvent déterminer si l’entreprise semble perdre du terrain, maintenir son statut ou traverser une période de croissance. Dans le cas où le détail inclus dans le relevé indique que l’entreprise stagne ou commence à afficher une diminution de la valeur nette, l’examen des informations permet de commencer à réfléchir à la manière d’améliorer cette situation au cours de la prochaine période comptable.