Les enregistreurs vocaux sont de simples appareils d’enregistrement vocal qui sont utilisés dans un certain nombre de paramètres professionnels. Également connu sous le nom d’enregistreur téléphonique, l’enregistreur vocal est utilisé par de nombreuses entreprises pour enregistrer et enregistrer les discussions entre les clients et le personnel du service client, les vendeurs et les clients potentiels, ainsi que toute communication téléphonique souhaitée par l’entreprise. Les systèmes d’aide d’urgence, les services de police et d’autres organisations de service public utilisent également fréquemment des enregistreurs vocaux dans le cadre des opérations de base.
Il existe deux conceptions de base pour l’enregistreur vocal. Une conception est connue sous le nom de format d’enregistrement en mode vox. Cette approche est souvent utilisée pour les situations de surveillance, car le processus d’enregistrement ne démarre que lorsque l’équipement capte le son. L’utilisation de ce type d’enregistreur vocal est souvent préférée, car il élimine le besoin de traverser de longues périodes de silence qui peuvent s’être produites entre les conversations.
Une deuxième option est la conception non-vox. Il s’agit du type de technologie d’enregistreur vocal le plus basique et le plus ancien. Ici, le processus d’enregistrement est lancé et se poursuit jusqu’à ce que le processus soit arrêté, soit manuellement, soit après une durée prédéterminée. Étant donné que cette méthode ne repose pas sur l’activation vocale pour déclencher le processus d’enregistrement, ce type d’équipement crée un enregistrement précis du temps écoulé entre les conversations actives.
Les entreprises utilisent parfois un enregistreur vocal dans le cadre du processus de formation des nouveaux vendeurs ou du personnel du service client. Au fur et à mesure que le nouvel employé assume ses responsabilités, l’enregistreur peut être utilisé pour s’assurer que l’individu suit les politiques et procédures de l’entreprise lorsqu’il traite avec des clients ou des clients potentiels. Les données obtenues à partir de l’enregistrement peuvent être utilisées pour affiner et améliorer les performances de l’employé au cours de ces premiers mois d’emploi, contribuant ainsi à enraciner des habitudes positives dans l’esprit de l’employé.
Il n’est pas rare qu’une entreprise utilise également un équipement d’enregistrement vocal lorsqu’il y a des soupçons de comportement non professionnel de la part d’un employé. Avec cette application, il est possible de déterminer s’il est nécessaire de prendre des mesures correctives ou si l’employé entretient des contacts avec des collègues, des clients, des fournisseurs et toute autre personne avec laquelle il parle au cours de la journée de travail. La plupart des contrats des employés traitent de la question de l’enregistrement des conversations téléphoniques et donnent à l’employeur le droit de surveiller les appels aussi souvent qu’il le souhaite.
L’enregistreur vocal peut également être utilisé pour créer des enregistrements permanents d’échanges verbaux, par exemple lorsque quelqu’un appelle une ligne d’aide d’urgence. Aux États-Unis, le système 911 dans la plupart des régions du pays enregistre systématiquement chaque appel entrant dans le système. Cette précaution permet de revoir très facilement les détails de l’appel à une date ultérieure, un facteur qui peut être très utile aux forces de l’ordre.
De nombreux pays à travers le monde exigent que toutes les parties impliquées dans une conversation téléphonique sachent qu’un enregistreur vocal est en cours d’utilisation. Bien que les procédures varient, il n’est pas rare que des enregistrements automatisés alertent les appelants de la possibilité que l’échange soit enregistré, ou que l’équipement téléphonique émette un bip court à intervalles réguliers, informant l’appelant que la conversation est enregistrée. Lorsqu’un appelant a été informé de l’utilisation de l’enregistreur d’appels, le choix de rester en ligne est considéré comme un consentement implicite à être enregistré.