Un état des revenus et dépenses est un type de document financier conçu pour identifier toutes les formes de revenus reçus au cours d’une période donnée, tout en documentant tous les paiements ou dépenses liés à cette même période. En plus d’être utilisé comme moyen de rassembler des données historiques, il est également possible de compiler ce type de rapport pour une période future, en basant la combinaison des dépenses et des revenus sur des projections d’activité pour cette période. Quelle que soit l’application, l’idée est d’utiliser les données à des fins d’analyse de l’équilibre entre les revenus et les dépenses et de déterminer si le résultat de l’activité est dans le meilleur intérêt de l’entreprise.
L’un des objectifs de l’état des revenus et dépenses est de créer un outil utile à la tâche de gestion financière. À cette fin, tous les types de revenus et de dépenses relatifs à la période sont pris en considération. Cela signifie que les revenus réalisés ou latents connus à ce moment-là sont inclus dans le détail du relevé, ainsi que les dettes payées et impayées. Quelques exceptions peuvent s’appliquer, telles que l’exclusion des revenus générés par la vente d’une immobilisation, ou les revenus ou les ventes liés à un legs.
La valeur d’un état des revenus et dépenses, que ce soit pour une période récemment terminée ou comme une projection pour une période à venir, est d’avoir une idée de la santé financière de l’entreprise. Cette approche permet d’analyser les informations de base qui peuvent à leur tour entraîner des changements dans la façon dont l’entreprise gère la dette ou dans l’utilisation des ressources disponibles. Outre les entreprises qui fonctionnent dans le but de réaliser des bénéfices, d’autres organisations telles que des clubs, des sociétés ou même des hôpitaux gérés par des organisations caritatives peuvent utiliser cet outil particulier pour suivre la relation entre les revenus et la gestion de la dette.
Dans le meilleur des cas, l’état des recettes et des dépenses indiquera que le niveau actuel de génération de recettes provenant de diverses sources est suffisant pour soutenir l’opération, compte tenu du montant de la dette actuellement gérée. En comparant chaque état des revenus et dépenses associé à plusieurs périodes successives, il est possible d’identifier des tendances positives ou négatives qui peuvent être évaluées de plus près et éventuellement donner des idées sur la façon d’optimiser les finances de l’entreprise. Cela peut augmenter les chances de renforcer la situation financière de l’entreprise ou au moins de maintenir les dommages à cette stabilité aussi bas que possible pendant une sorte de ralentissement économique plus large.