Un formulaire de proposition d’offre est un document utilisé par les entrepreneurs et les fournisseurs pour fournir des prix sur un projet ou un travail. Ces formulaires sont utilisés dans les entreprises pour de nombreuses activités d’approvisionnement et sont également largement utilisés dans l’industrie de la construction pour établir le prix des projets de construction. Le modèle de proposition d’offre initiale est créé par le propriétaire, le développeur ou l’acheteur, et est rempli par l’entrepreneur ou le fournisseur conformément aux exigences du propriétaire.
La proposition de soumission est souvent émise en réponse à une demande de proposition (RFP). Lorsqu’un propriétaire ou un développeur doit embaucher un entrepreneur ou acheter des matériaux auprès d’un fournisseur, le propriétaire émettra une DP aux soumissionnaires potentiels. La DP contiendra souvent un formulaire de proposition d’offre qui doit être rempli et soumis par chaque soumissionnaire. La DP indiquera également quel type d’information doit être inclus avec chaque soumission.
Pour compléter une proposition de soumission, un entrepreneur doit d’abord estimer le coût d’exécution du travail spécifié ou de la fourniture du produit spécifique. Il doit alors inscrire son prix sur le modèle de soumission selon les instructions du propriétaire. Le formulaire de proposition peut également inclure des sections relatives aux alternatives, aux addenda, aux projets parallèles ou aux exigences particulières. La plupart de ces formulaires incluront des informations sur le calendrier de livraison du projet, ainsi que sur les conditions et les informations sur le projet. Il existe généralement également une zone permettant aux soumissionnaires de répertorier des exclusions ou des conditions spécifiques à leur prix.
Ces modèles offrent un certain nombre d’avantages tant aux soumissionnaires qu’aux maîtres d’ouvrage. Le principal avantage pour le propriétaire est que cette technique offre une comparaison de prix « pommes à pommes », ce qui signifie que le propriétaire peut rapidement comparer les prix car la portée et les conditions du projet sont similaires ou identiques. L’entrepreneur a l’avantage de savoir exactement ce que le propriétaire attend et comment le prix doit être présenté pour plus de clarté. Les modèles de proposition d’offre aident également à éviter que les propriétaires ne soient confus par les exclusions ou les écarts de portée répertoriés sur les offres des entrepreneurs individuels.
Alors que le formulaire de proposition d’offre est souvent créé par les propriétaires pour un projet spécifique, de nombreux entrepreneurs ont également leurs propres formulaires internes. Lorsqu’une DP est émise et ne comprend pas de formulaire de proposition de soumission, l’entrepreneur ou le fournisseur utilisera son propre formulaire pour soumettre les prix du projet. Ces formulaires contiennent généralement toutes les conditions générales requises par l’entrepreneur, et comprennent un espace permettant aux soumissionnaires d’ajouter des informations sur les prix, ainsi que des conditions et des exclusions spécifiques au projet.