Un gestionnaire des services administratifs est en charge des services qui soutiennent le personnel, les clients et les clients d’une entreprise. Contrairement à un chef de service qui se concentre sur un domaine spécifique, comme les ressources humaines, le contrôle des stocks ou la comptabilité, ce poste implique de superviser simultanément le soutien de plusieurs services. Le poste peut impliquer l’achat de matériaux ou de biens, l’allocation d’espace pour les employés, les besoins de maintenance de l’entreprise et la gestion des dossiers. Ce poste peut également être chargé de veiller au respect des contrats, des règlements et des normes de sécurité et d’assurance. Le nombre de départements affectés au responsable des services administratifs dépend de la taille et de la structure de l’entreprise.
Tous les types d’entreprises peuvent employer un responsable des services administratifs. Les petites et grandes entreprises peuvent bénéficier d’une personne qui dirige efficacement les services de support pour plusieurs départements. Lorsque les services sont dirigés par des départements spécifiques au sein d’une entreprise, il peut y avoir conflit et duplication des efforts. Un gestionnaire de services administratifs efficace prévient ces situations.
Dans une petite entreprise, ce poste implique la gestion des services pour les départements du personnel et de l’administration physique. Les services du personnel se concentrent sur les fonctions internes, telles que la paie et le soutien administratif ; les services d’administration physique englobent les services opérationnels, tels que la distribution du courrier, les télécommunications et le stationnement. Ces départements sont normalement composés de peu d’employés et n’ont besoin que d’une seule personne pour gérer avec succès leurs besoins en services d’assistance.
Les grandes entreprises emploient souvent plusieurs gestionnaires de services administratifs. Dans ces environnements, la hiérarchie de gestion des services administratifs peut être structurée en fonction des exigences de gestion d’entrée, de niveau intermédiaire et de niveau supérieur. Chaque niveau de gestion a généralement un responsable des services administratifs qui se concentre sur des besoins de service spécifiques.
Certaines entreprises exigent que les employés occupant ce poste remplissent une double fonction. Ils sont parfois perçus comme ayant une charge de travail légère, se contentant d’administrer des services. Pour cette raison, ils peuvent être amenés à occuper d’autres fonctions de gestion qui correspondent à leurs compétences, telles que le personnel, les achats, l’administration des contrats ou les opérations.
Un responsable des services administratifs supervise normalement des départements aussi divers que la manutention du matériel, le traitement des données, le secrétariat, la maintenance des installations et la paie. Avoir une formation dans l’un ou l’ensemble de ces domaines peut l’aider à obtenir un emploi en tant que gestionnaire des services administratifs. Toute expérience en gestion est également considérée comme une excellente qualification pour le poste.
La capacité à prioriser efficacement les projets est un atout pour ce poste. Il est également utile d’avoir une expérience réussie dans le multitâche et la résolution de conflits. Une communication efficace avec tous les niveaux de gestion et de personnel est hautement souhaitable. Une expérience en soutien administratif ou exécutif est un atout.
Un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine lié aux affaires de l’entreprise est utile pour obtenir un emploi en gestion des services administratifs. Une formation en gestion peut être acceptée en lieu et place d’un diplôme. Ce poste est souvent une transition privilégiée au sein d’une entreprise où l’avancement dans la gestion est souhaité.