Un grand livre de la ville, également appelé livre de la maison, est la méthode comptable d’un hôtel pour suivre les transactions des non-invités. La comptabilité hôtelière est divisée en opérations de front-office et de back-office. Le front-office traite généralement les invités enregistrés et enregistre leurs transactions dans le grand livre des invités. L’argent que l’hôtel gère et qui n’est pas attribuable à un client actuellement enregistré fait partie du grand livre de la ville et est géré par le service comptable du back-office.
Les systèmes comptables utilisent des grands livres pour collecter les comptes connexes. Un grand livre de la ville est une collection de comptes associés qui suivent l’argent qu’un hôtel rapporte qui ne fait pas partie d’une transaction associée à un client actuellement enregistré. Certains hôtels utilisent une terminologie différente pour ce registre, l’appelant le registre de la maison ou le registre des non-invités. Quel que soit le nom du grand livre, cependant, la fonction a tendance à être la même dans les systèmes comptables standard des hôtels.
Les grands livres de la ville contiennent généralement au moins quatre comptes. Le premier type de compte est mis en place pour les particuliers et les entreprises qui utilisent l’hôtel pour des réunions et des événements. L’argent collecté auprès de ces types de clients est traité par le service comptable de l’hôtel, au lieu de la réception. Habituellement, ces clients reçoivent une facture mensuelle ou une facture qui détaille les frais associés à l’événement, plutôt que les frais d’un séjour à l’hôtel. Les mariages, conférences, séminaires et réunions de groupe sont des exemples d’événements qui seraient suivis par ce compte dans le grand livre.
Dans le même ordre d’idées, le second type de compte traite les transactions des cadres itinérants. Si une entreprise a un compte ouvert auprès de l’hôtel qui permet à l’un des employés de l’entreprise de rester pendant qu’il est en ville, les transactions sont enregistrées dans le grand livre en tant que compte maison de l’entreprise. Le service comptable facture généralement l’entreprise mensuellement pour les frais générés.
Un autre compte du grand livre de la ville agit généralement comme un compte de dépôt de carte de crédit. Lorsqu’un client utilise une carte de crédit pour effectuer le paiement, le montant est transféré du livre des clients au grand livre de la ville pendant que l’hôtel attend que la société émettrice de la carte de crédit libère le paiement. Cela reflète le fait que le client ne séjourne plus à l’hôtel, de sorte que le compte ouvert ne peut pas rester à la réception. Une fois le client parti, le service comptable de l’hôtel est chargé de s’assurer que la société émettrice de la carte de crédit effectue le paiement.
Les clients qui ne règlent pas leurs factures lorsqu’ils partent voient également les montants transférés sur un compte dans le grand livre de la ville. Le service comptable devient chargé d’engager une procédure de recouvrement contre la personne ou d’en assurer le suivi au besoin. Cela garantit que le service hôtelier qui est le plus en mesure de gérer un processus de collecte est affecté à la tâche.