Un journal général est un outil comptable que les entreprises utilisent pour enregistrer des informations financières. Ce journal est un élément essentiel du système de comptabilité en partie double puisque les débits et les crédits sont enregistrés pour représenter les transactions financières réelles. Ce journal suit le concept de l’équation comptable, qui est l’actif égal au passif plus les capitaux propres. Tous les débits enregistrés dans le journal seront égaux au montant total des crédits enregistrés par la société, en maintenant l’intégrité de l’équation comptable. Le journal général comprend des comptes de transaction individuels, ainsi que des écritures spéciales d’autres journaux spéciaux.
Le journal général comprend souvent des comptes de transaction individuels qui ne sont pas liés à d’autres journaux spéciaux. Les comptes généraux courants comprennent les frais de vente et d’administration, les frais de paie, de marketing ou de publicité, ainsi que divers autres comptes de frais généraux. Les informations financières enregistrées dans ces comptes ne sont généralement pas attribuées à un service commercial spécifique ou à des produits fabriqués par la société. Ces comptes représentent généralement les frais généraux de l’entreprise qui doivent être payés pour que l’entreprise puisse continuer à fonctionner.
Les écritures spéciales trouvées dans le journal général proviennent d’un certain nombre de journaux comptables spéciaux. Ces journaux comprennent souvent la paie, les ventes, les comptes fournisseurs, les comptes clients et les espèces. Les entreprises peuvent avoir plusieurs journaux spéciaux, en fonction de leurs opérations commerciales et de la conception du flux de travail de leur bureau de comptabilité. Le journal de paie comprend toutes les informations relatives aux paiements effectués lors de l’embauche de main-d’œuvre extérieure. Ces informations peuvent être séparées en tant que paiements effectués pour les régimes de retraite, la santé ou d’autres avantages, ainsi que la rémunération régulière et les primes. Les entreprises attribuent souvent les soldes de paie à divers départements; les montants non alloués peuvent tomber dans le journal général de la société.
Le journal des ventes comprend des informations relatives à toutes les ventes de biens ou de services à la rencontre des particuliers et des entreprises. Ce journal peut également inclure des informations relatives au coût des marchandises vendues pour maintenir des registres d’inventaire précis. Les informations financières incluses dans le journal général relatives aux ventes comprennent souvent des ajustements apportés aux montants des ventes, des remises sur vente ou des ajustements de stocks.
Le journal des comptes créditeurs répertorie tous les montants dus aux vendeurs, fournisseurs ou autres particuliers et entreprises. Les entreprises utilisent ce journal spécial car elles ont souvent des soldes de comptes créditeurs importants dus à diverses personnes ou entreprises. Le journal des comptes clients est très similaire au journal des comptes fournisseurs. Cependant, le journal des créances contient des informations concernant les sommes dues par des particuliers ou des entreprises à l’entreprise. Le journal général est souvent utilisé en conjonction avec ces journaux spéciaux pour radier les soldes périmés ou corriger les erreurs commises lors de l’enregistrement des tableaux financiers ou des montants des créances.
Le dernier journal spécial comprend les écritures relatives aux soldes de trésorerie de l’entreprise. Toute erreur liée à des ajustements bancaires ou autres peut être enregistrée dans le journal général de l’entreprise. Les petites entreprises disposant de ressources en capital limitées ne peuvent pas utiliser un journal spécial pour enregistrer les entrées de trésorerie, car la trésorerie concerne toutes les fonctions de l’entreprise.