Un organigramme représente visuellement un processus ou les étapes d’un projet. Fréquemment utilisé en entreprise, il fournit un point de référence commun pour les personnes impliquées dans un projet ou une procédure. C’est également un point de référence utile pour trouver des erreurs dans un processus ou un projet.
Les entreprises peuvent utiliser des organigrammes distincts pour décrire les processus réels et les meilleurs processus, puis comparer les deux pour améliorer les processus. Un graphique est également une méthode efficace pour former les employés sur un nouveau processus. Fréquemment, l’un est utilisé pour faciliter l’accord sur les étapes d’un projet ou d’un processus. Les avantages communs des organigrammes sont une meilleure compréhension d’un processus, une amélioration de la qualité et une compréhension plus claire de la relation entre les clients et les fournisseurs.
L’organigramme moderne est associé aux premières représentations de la logique des programmes informatiques ; cependant, il peut être utilisé à n’importe quelle fin, pas seulement pour les processus métier. Un graphique peut représenter des instructions d’assemblage pour un produit de consommation, un calendrier pour une collecte de fonds d’organisation ou des directions d’une destination à une autre. Le logiciel d’application peut utiliser un tel tableau des tâches dans sa documentation utilisateur.
Un organigramme comprend les points de départ et d’arrivée, avec les entrées, les sorties, les chemins possibles et les décisions en cours de route. La plupart utilisent des symboles de base ; les étapes de début et de fin sont généralement des rectangles ovales ou arrondis. Un rectangle représente une étape du processus et une forme de losange indique une décision. Les flèches partant d’un losange de décision ont des itinéraires correspondants oui/vrai ou non/faux.
Les cercles représentent les opérations et une flèche signifie le transport. Un triangle indique le stockage et un carré représente l’inspection ou la mesure. D’autres formes symbolisent l’entrée et la sortie de données, les documents d’une ou plusieurs pages, les opérations manuelles, les retards et les connecteurs de page suivante. Les symboles contiennent un texte d’identification.
Pour indiquer un processus conjoint, un organigramme combinera deux symboles ou plus. Les flèches entre les symboles représentent le déroulement des étapes. Une version simplifiée pourrait utiliser des flèches uniquement pour montrer le déroulement de l’action. Tous les graphiques n’utilisent pas de symboles ; certains utilisent des graphiques pour indiquer un produit ou un processus.
Lors de la conception d’un organigramme, une personne doit d’abord rassembler des informations sur le flux du processus existant ou prévu. Il ou elle peut ensuite créer un diagramme de processus d’essai en utilisant les symboles les plus simples possibles. Il faut demander à d’autres personnes de rechercher les défauts et d’apporter les modifications nécessaires. Lors de l’élaboration d’un organigramme, les individus doivent s’assurer de définir clairement ses limites. De nombreux logiciels de bureautique de base incluent des fonctions pour créer ces graphiques, et il existe également des programmes spécialisés uniquement pour le processus.