Également connu sous le nom de document de collection, un papier de collection est tout type de document papier ou électronique lié à des types spécifiques de transactions financières. En règle générale, le contenu du document aura à voir avec des avantages d’un certain type qui sont soit considérés comme la preuve d’un transfert de propriété de biens et services, soit servent de base pour le paiement de l’offre pour ces produits. Différents types de papiers de recouvrement peuvent être utilisés, certains des plus courants étant les factures, les lettres de voiture et les certificats d’assurance.
L’un des exemples les plus facilement reconnaissables d’un papier de collection est la facture. Ce type de document est préparé comme un moyen d’identifier les détails de base liés à une transaction financière, comme l’achat de biens ou de services. Bien que la quantité de détails inclus varie, ce type de papier de collection comprendra normalement le nom et les coordonnées de l’acheteur et du vendeur, une description des articles achetés et le montant dû au vendeur pour l’achat.
Différents types de lettres de voiture sont également des exemples courants de papier de collection. Cela comprend un connaissement qui est souvent préparé pour accompagner les marchandises lors du transport entre un acheteur et un vendeur. Dans une application similaire, les factures de transport aérien sont également préparées pour les expéditions qui peuvent impliquer un transport par avion ainsi que par chemin de fer et autres stratégies routières. Tout comme une facture, une feuille de route ou un connaissement comprendra des données essentielles pour s’assurer que les marchandises en transit sont correctement identifiées et que la destination des marchandises est clairement indiquée.
Le certificat d’assurance est également un type de papier de collection. Avec ce document, l’accent est souvent mis sur la preuve qu’un certain type de régime d’assurance couvre un certain actif. Une preuve d’assurance est souvent requise lorsqu’il s’agit de situations d’expédition nationales et internationales, et contribue à garantir qu’en cas d’événement catastrophique, les intérêts de l’acheteur et du vendeur sont protégés.
Un document de collecte de quelque nature que ce soit contiendra des données pertinentes pour l’objectif déclaré du document. Souvent, la portée réelle du contenu dépendra des réglementations commerciales gouvernementales applicables au type particulier de papier en cours de préparation. Lors de la compilation d’un document de collection, il est judicieux de s’assurer que le document est conforme à la réglementation commerciale en vigueur, car toute erreur ou omission pourrait retarder la réussite de la transaction concernée.