Un plan responsable est un mécanisme de remboursement des employés qui engagent des dépenses liées au travail. Si le régime est correctement administré, il est traité d’une manière spéciale pour les impôts. Pour les employeurs comme pour les employés, il y a des avantages distincts à mettre en place des remboursements dans le cadre d’un plan responsable. Il est important de savoir, cependant, que les dépenses réclamées dans le cadre du plan sont soumises à un examen minutieux, car les autorités fiscales se méfient des dépenses d’entreprise utilisées pour les déductions fiscales.
Dans le cadre d’un plan comptable, lorsque les employés dépensent de l’argent pour des fournitures et des activités liées au travail et que l’employeur les rémunère, l’argent n’est pas considéré comme faisant partie du revenu de l’employé et l’employé ne paie pas d’impôt dessus. L’employeur traite les dépenses comme une déduction fiscale. Pour les deux parties, cet arrangement peut être très avantageux. Sans plan comptable, l’employeur devrait traiter les remboursements comme des salaires à des fins fiscales, et l’employé devrait payer des impôts sur ces derniers.
Trois caractéristiques doivent être présentes pour que quelque chose soit un plan responsable. La première est que les employés doivent être remboursés des dépenses admissibles. Payer une chambre d’hôtel lors d’une conférence serait un exemple de dépense d’entreprise légitime. Cependant, l’achat de billets pour une pièce pendant la conférence ne compterait pas dans le cadre du plan comptable, à moins que la présence à la pièce ne soit requise pour une raison professionnelle.
Il doit également y avoir une méthode pour enregistrer et déclarer les dépenses dans le cadre du plan comptable. Cela comprend la soumission des reçus et des relevés de dépenses soigneusement documentés, l’enregistrement du kilométrage, la production de relevés de carte de crédit pour démontrer quelle carte de crédit a été utilisée pour payer une dépense, etc. Enfin, si les employeurs reçoivent des remboursements excédentaires, comme par exemple si un employé reçoit de l’argent à l’avance pour un voyage, l’argent supplémentaire doit être restitué en temps opportun. La documentation conservée par l’employé doit démontrer que des fonds sont restés.
Essentiellement, le plan de dépenses personnelles suit les mêmes règles que les gens doivent suivre lorsqu’ils prennent des déductions pour les dépenses qu’ils engagent personnellement. Les dépenses doivent être légitimes et documentées, avec une trace claire d’informations indiquant où, quand, comment et pourquoi l’argent a été dépensé. Les autorités fiscales peuvent choisir de vérifier ces informations et elles peuvent décider que certaines des dépenses réclamées ne sont pas légitimes et n’auraient pas dû être classées dans le plan comptable. Les gens peuvent éviter les problèmes de paperasse et réduire le risque d’audits en consultant un comptable pour en savoir plus sur les dépenses admissibles.