Les dépenses de maintenance sont des coûts d’entretien associés au maintien d’un actif fonctionnel. Si ces dépenses sont engagées dans le cadre d’une entreprise ou de la gestion d’un bien locatif, elles peuvent être déduites à des fins fiscales à condition de conserver des registres minutieux. Celles-ci diffèrent des réparations et des dépenses en immobilisations: repeindre le cadre d’une fenêtre est un entretien; remplacer une vitre cassée est une réparation ; et l’installation d’une nouvelle fenêtre là où il n’y en avait pas auparavant est une dépense en capital destinée à améliorer une propriété. La distinction entre les types de dépenses est importante pour une tenue précise des dossiers financiers.
Les actifs tels que les structures, les équipements et les véhicules nécessitent un entretien pour fonctionner correctement. Cela fait partie du coût d’utilisation de ces actifs pour faire des affaires; un bien locatif, par exemple, doit être maintenu en bon état pour pouvoir continuer à être loué. À l’instar des autres dépenses d’entreprise valides, les coûts d’entretien bénéficient d’un traitement fiscal spécial en reconnaissance du fait qu’une partie des bénéfices réalisés par l’entreprise doit être réinvestie dans l’entretien pour maintenir l’entreprise opérationnelle.
Ces coûts comprennent tout ce qui maintient le fonctionnement des actifs ou résout la détérioration. Des activités comme changer l’huile dans les voitures, repeindre les maisons et régler l’équipement pour s’assurer qu’il fonctionne correctement sont des exemples de dépenses d’entretien. S’attaquer à l’usure est également un entretien, à moins que l’actif ne soit activement endommagé, auquel cas il devient une réparation. Par exemple, un propriétaire peut remettre en état les sols entre locataires pour les maintenir en bon état, en utilisant l’entretien pour s’assurer que les sols restent utilisables. Si un locataire perçait des trous dans le sol ou coupait des lames de parquet, il faudrait les réparer.
La documentation relative aux dépenses d’entretien peut être utilisée pour les prouver à des fins fiscales, lorsqu’elles servent de déduction pour limiter le revenu imposable. Il y a une ligne sur une déclaration de revenus pour les déclarer, ainsi que d’autres coûts d’entreprise. Le coût est généralement déduit du revenu du contribuable. Dans de rares cas, les frais d’entretien peuvent être considérés comme un crédit d’impôt; par exemple, certains gouvernements permettent aux gens de comptabiliser les dépenses d’intempérisation pour augmenter l’efficacité énergétique comme un crédit pour réduire directement leur facture fiscale globale.
Il est également important de considérer le rôle des dépenses d’entretien dans le coût global d’un actif. En pensant au coût de la conservation d’une voiture, par exemple, une entreprise doit tenir compte du prix d’achat, de l’immatriculation et de l’assurance, ainsi que du coût de son entretien. Ceux-ci peuvent être prévisibles à l’aide de tableaux et de graphiques qui traitent des coûts d’entretien de routine et que les personnes chargées de l’entretien peuvent s’attendre à effectuer sur un véhicule, comme les changements de courroie de distribution et la rotation des pneus.