Un registre des prêts est un journal ou un journal utilisé pour suivre les dates d’échéance associées aux prêts émis par un prêteur spécifique. Le registre est normalement organisé par ordre chronologique, ce qui permet de déterminer très facilement les prêts qui arrivent à échéance dans un proche avenir. Un registre des prêts fonctionne comme un fichier de repérage de l’échéance, alertant les agents de crédit quand prendre contact avec les emprunteurs et leur rappelant la date d’échéance imminente du prêt. Les registres de ce type sont plus utiles avec les prêts à terme et autres prêts similaires qui impliquent des paiements forfaitaires, plutôt qu’une série de versements mensuels.
La structure réelle d’un registre de prêts peut varier quelque peu, en fonction des coutumes locales. Il existe quelques types d’informations de base susceptibles d’apparaître dans tout registre de ce type. Tout d’abord, le nom de l’emprunteur, ainsi que le numéro de compte de prêt attribué à l’emprunteur, seront enregistrés. Le montant dû sur le prêt est également indiqué. Enfin, la date d’échéance du prêt est indiquée et normalement utilisée pour trier les entrées par ordre chronologique.
Certains prêteurs préfèrent ajouter des données supplémentaires au registre des prêts, normalement à des fins internes. Par exemple, un prêteur peut choisir d’ajouter des informations de contact pour chaque prêt répertorié dans le registre, comme une adresse postale et un numéro de téléphone. Cela permet d’accélérer le processus de génération d’une lettre de rappel à l’emprunteur ou de passer un appel téléphonique pour rappeler à l’emprunteur que la date d’échéance approche à grands pas.
Un registre de prêt peut généralement être structuré pour inclure des détails sur tous les cosignataires ou co-emprunteurs figurant sur le prêt. Selon les politiques et procédures de l’établissement prêteur, des rappels et des avis indiquant que la date d’échéance du prêt est imminente peuvent être envoyés à la fois à l’emprunteur principal et au cosignataire, ou simplement à l’emprunteur principal. Si la date d’échéance passe sans réception du paiement, le prêteur peut choisir d’utiliser les données enregistrées dans le registre des prêts pour alerter le cosignataire du problème et demander le paiement du solde impayé, plus les intérêts qui ont commencé à courir après la date d’échéance. .
Alors que le registre des prêts des années précédentes était conservé sous forme de copie papier, la plupart des logiciels de comptabilité offrent aujourd’hui la possibilité de créer et de maintenir un registre électronique des prêts, certains optant pour un simple format de feuille de calcul. Cette approche permet d’ajouter très facilement des commentaires ou des notes à chaque prêt inscrit dans l’annuaire. En outre, de nombreux progiciels offrent la possibilité de signaler les prêts pour un certain type de communication à des intervalles de deux semaines et d’un mois avant la date d’échéance réelle.