Un remboursement d’essence est un type de remboursement d’entreprise qui fournit un paiement à un employé qui achète de l’essence alors qu’il voyage pour des affaires liées à l’entreprise. Parfois appelée remboursement de la consommation d’essence, cette transaction a pour but de rembourser l’employé des menues dépenses encourues lors de l’exécution des tâches confiées par l’employeur. Un programme de remboursement de véhicule peut fonctionner de deux manières différentes, selon que l’employé utilise un véhicule personnel ou appartenant à l’entreprise pour le voyage, ou utilise une voiture de location pour le voyage.
Une approche du remboursement de l’essence est souvent appelée simplement un remboursement de kilométrage. Dans ce scénario, l’employé a soit accès à un véhicule appartenant à l’entreprise pour le voyage d’affaires, soit loue une voiture qui est utilisée pour se déplacer vers et depuis les sites des clients. Dans ce scénario, l’employé doit généralement payer l’achat d’essence de sa poche et conserver les reçus d’essence. Une fois le voyage terminé, l’employé inclut ces reçus dans son rapport de dépenses et est remboursé du montant exact d’essence qu’il a acheté pendant le voyage.
Une approche différente du remboursement de l’essence est souvent utilisée lorsque l’employé choisit de conduire son véhicule personnel. Ici, l’accent est mis sur les dépenses globales liées à l’utilisation du véhicule pour les voyages d’affaires. Plutôt que de garder une trace du carburant acheté, l’employé suit la distance parcourue pendant la durée du voyage. L’employeur rembourse ensuite l’employé en fonction du kilométrage, généralement à un taux forfaitaire par kilomètre fixé par un organisme de réglementation gouvernemental. Avec cette approche, il n’est pas nécessaire de garder une trace de la quantité d’essence achetée, puisque l’allocation par mile permet l’utilisation d’essence ainsi que l’usure du véhicule.
Il est important de noter que dans certains pays, il existe une distinction claire entre ces deux types de remboursement. Dans ces contextes, le remboursement du gaz ne s’applique qu’au paiement des menues dépenses de l’employé en termes de carburant acheté pendant le voyage. La culture d’entreprise dans d’autres pays peut utiliser ce terme pour décrire un remboursement basé sur l’achat réel d’essence ou le paiement d’un taux fixe par mile parcouru. Dans ces derniers pays, les termes remboursement d’essence et remboursement de kilométrage sont souvent utilisés de manière interchangeable.