Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour faire des affaires au profit de son employeur, il peut recevoir un remboursement des frais annexes sous forme de remboursement de kilométrage. Ce faisant, une entreprise absorbe une partie des dépenses de carburant et de l’usure des automobiles à un taux prédéterminé, allégeant ainsi le fardeau financier des employés. Aux États-Unis, il s’agit d’une prestation facultative; en tant que tel, le gouvernement américain peut également autoriser une déduction fiscale pour les entreprises ou les particuliers qui utilisent des voitures à des fins professionnelles. Habituellement, les entreprises basent le taux de remboursement du kilométrage sur les directives établies par les agences nationales, telles que l’Internal Revenue Service (IRS) aux États-Unis, mais pas toujours.
Les employés qui travaillent pour des organisations qui offrent le remboursement du kilométrage sont généralement tenus de fournir un compte précis des miles professionnels qu’ils conduisent. La plupart des entreprises ont un formulaire standard, appelé note de frais, dans lequel l’employé remplit des informations pertinentes qui décrivent les endroits où il a conduit, le nombre de kilomètres qu’il a parcourus pour s’y rendre et l’objectif commercial de chaque visite particulière. Lorsque la direction approuve la note de frais, l’employé est alors remboursé des frais qu’il a engagés. Ceci est généralement calculé en prenant le nombre de miles professionnels parcourus et en multipliant ce chiffre par le taux de remboursement actuel établi par l’employeur.
Aux États-Unis, l’IRS publie des taux de kilométrage standard facultatifs basés sur le coût d’exploitation d’une voiture. Les prix du gaz de l’année précédente sont également généralement pris en compte dans l’estimation. Les employeurs peuvent choisir de rembourser les membres du personnel sur la base de ce taux suggéré. Ils peuvent également s’en écarter à leur gré.
Certaines entreprises choisissent de ne pas offrir de remboursement de kilométrage du tout. Lorsqu’ils le font, cependant, ils peuvent alors avoir le droit d’inclure cette dépense comme déduction fiscale sur leurs déclarations de revenus. De même, les personnes qui ne reçoivent pas de remboursement de kilométrage de leurs employeurs peuvent également être éligibles pour détailler les dépenses automobiles en déduction de leurs déclarations de revenus personnelles.
Les déplacements du domicile d’une personne à un chantier ne sont généralement pas remboursables ni pour une unité d’emploi ni pour un individu. En d’autres termes, si une personne parcourt généralement 20 miles par jour de son domicile à son bureau, elle ne peut généralement pas prétendre que cela constitue une dépense légitime. Cependant, tout au long de la journée, s’il se rend dans d’autres endroits pour effectuer des appels de vente ou faire des affaires pour son employeur, il peut généralement demander une compensation pour le voyage supplémentaire lorsque le remboursement du kilométrage est offert.