Si votre employeur a une politique de dépenses qui traite de l’utilisation par les employés d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, vous pouvez soumettre une demande conformément aux procédures de l’entreprise pour un remboursement de kilométrage gouvernemental. L’entreprise comptabilisera ce remboursement comme une déduction des frais d’exploitation dans ses déclarations de revenus, selon les règles du gouvernement concernant les véhicules personnels utilisés à des fins commerciales. Si votre employeur n’a pas de politique en place, ou si vous êtes travailleur autonome, la seule façon d’être indemnisé pour l’utilisation de votre voiture peut être de la déduire comme dépense d’entreprise non remboursée dans votre déclaration de revenus personnelle, selon vos codes fiscaux locaux. Cette méthode ne vous permettra généralement pas, techniquement, de vous rembourser en espèces par le gouvernement. Au lieu de cela, la déduction réduira votre revenu imposable de sorte que vous paierez moins d’impôts.
Les gouvernements contiennent généralement des dispositions dans leur code fiscal qui traitent de l’utilisation commerciale d’un véhicule privé. Ces dispositions établissent le cadre que les employeurs doivent utiliser pour vous rembourser l’utilisation de votre voiture à des fins professionnelles. Les entreprises qui respectent les règles peuvent déduire les remboursements versés aux employés à titre de dépense d’entreprise dans la déclaration de revenus de l’entreprise.
Aux États-Unis, les réglementations du code fiscal vous permettent de calculer le montant que vous devriez être remboursé pour l’utilisation de votre voiture en utilisant le coût exact des dépenses ou en utilisant un taux fixe par mile. Le taux de remboursement du kilométrage du gouvernement est fixé par chaque gouvernement et peut changer chaque année. Si vous choisissez d’utiliser le taux forfaitaire, vous devez garder une trace des miles parcourus à des fins commerciales et le multiplier par le taux gouvernemental en vigueur à ce moment-là. Le taux qui est ou était en vigueur pour n’importe quelle année peut toujours être trouvé sur le site Web du gouvernement.
Le remboursement du kilométrage par le gouvernement est fourni par votre employeur conformément à une politique de dépenses des employés. Cependant, votre employeur n’est pas tenu de vous rembourser, tout comme vous n’êtes pas obligé d’utiliser votre voiture personnelle pour faire avancer l’entreprise. Si vous avez utilisé votre voiture à des fins professionnelles et n’avez pas été indemnisé, vous pouvez déduire le remboursement de kilométrage gouvernemental sur votre déclaration de revenus personnelle.
Vous êtes tenu de suivre certaines formalités lors de la réclamation d’un remboursement de kilométrage gouvernemental pour l’utilisation de votre voiture. Vous devez généralement conserver un journal de voyage indiquant le jour, l’heure, le lieu de départ, le lieu d’arrivée, le kilométrage et le but de chaque voyage d’affaires. Ce journal doit être remis à votre employeur avec votre demande de remboursement afin qu’il soit disponible en cas de contrôle fiscal. Conservez-le dans vos dossiers si vous êtes travailleur autonome ou si vous produisez la déduction dans votre déclaration de revenus des particuliers.