Un serveur de messagerie vocale est un serveur informatique capable de contenir un grand nombre de messages vocaux ; il est généralement utilisé par les entreprises plutôt que par les particuliers en raison du coût de son exploitation et de son entretien. Comme la plupart des serveurs, un serveur de messagerie vocale peut stocker d’énormes quantités de mémoire, il peut donc stocker des milliers de messages vocaux à la fois. Pour le stockage, un message vocal est converti en un fichier audio et stocké sur le serveur. Ce type de serveur a généralement de nombreuses boîtes de réception différentes, de sorte que chaque employé ou utilisateur peut recevoir des messages en privé, sans qu’un administrateur n’ait à acheminer correctement les messages vocaux. Le serveur sur lequel les messages vocaux sont stockés peut envoyer des e-mails ou des SMS aux utilisateurs afin qu’ils sachent que de nouveaux messages vocaux sont entrés sur le serveur.
De nombreux serveurs sont conçus pour conserver les informations et acheminer les données d’une destination à une autre, et un serveur de messagerie vocale remplit les deux fonctions. Ce serveur doit pouvoir contenir des centaines, voire des milliers de messages vocaux à la fois, en particulier pour les grandes entreprises avec beaucoup d’employés. Les messages vocaux peuvent être nécessaires pour les utilisateurs, en particulier dans les entreprises dans lesquelles les employés reçoivent fréquemment des commandes ou des demandes de clients via la messagerie vocale, de sorte que le serveur doit pouvoir conserver les fichiers en toute sécurité sans les effacer accidentellement.
Pour acheminer les fichiers au bon endroit, la plupart des applications de serveur de messagerie vocale incluent de nombreuses boîtes de réception distinctes, une pour chaque employé ou service, en fonction de la façon dont l’entreprise fonctionne. Avoir des boîtes de réception séparées garantit que chaque personne recevra ses messages vocaux avec un minimum de problèmes. Cela facilite également la tâche des administrateurs, car le routage manuel des messages vocaux peut prendre des heures et peut être très difficile sans répertorier tous les messages vocaux entrant dans le système.
Les messages vocaux sont essentiellement des fichiers audio enregistrés. Une fois les messages vocaux enregistrés, le serveur de messagerie vocale les convertit en fichiers audio génériques que la plupart des téléphones portables ou des ordinateurs pourront lire sans avoir besoin d’un logiciel spécial. Des verrous et des cryptages sont généralement placés sur le fichier audio pour protéger les messages des pirates.
Lorsqu’un serveur de messagerie vocale reçoit de nouveaux messages vocaux, il alerte généralement la personne à qui appartient la boîte de réception via un e-mail ou un SMS. Non seulement le serveur peut envoyer des alertes à de nombreux appareils, mais de nombreux appareils peuvent être utilisés pour accéder au serveur de messagerie vocale. Tout appareil disposant d’un accès Internet peut être utilisé pour récupérer et lire les messages vocaux de ce serveur, ce qui permet à un utilisateur d’entendre plus facilement ses messages.