Également appelée commande ouverte, la commande ouverte est un document commercial qui autorise un fournisseur à fournir des biens et des services à un client de manière continue. Les termes de l’accord spécifient généralement des éléments de l’accord tels que le type de biens et de services qui seront fournis et le prix unitaire que le client paiera pour chaque article livré. Les commandes générales fournissent également généralement des détails sur la durée pendant laquelle l’accord doit rester en place et sur toutes les autres conditions générales pouvant être pertinentes pour la nature de la relation de travail entre le fournisseur et le client.
Les bons de commande généraux sont utilisés par de nombreuses entreprises de toutes tailles. Dans de nombreux cas, le document sert à garantir que les employés du client ne tentent pas d’acheter des biens ou des services auprès de fournisseurs non autorisés. Dans le même temps, les fournisseurs proposent souvent des tarifs spéciaux aux clients qui sont prêts à accepter d’acheter jusqu’à un certain montant de produits dans un délai donné.
Cependant, il est important de noter qu’une commande provisionnelle n’a pas le même objectif qu’un contrat d’achat en volume. Les accords d’achat en volume engagent un client à acheter une certaine quantité de biens ou de services au cours d’une période donnée. Si le client ne le fait pas, le vendeur peut invoquer des pénalités pour non-respect des conditions.
Bien que la commande provisionnelle impose souvent une limite au montant d’argent que le client peut dépenser avec le fournisseur au cours d’une période de temps spécifiée, elle n’engage en aucun cas le client à dépenser la totalité de ce montant. En effet, le client n’a pas du tout à commander de produits auprès du vendeur, indépendamment de l’existence d’une commande provisionnelle. Étant donné que le contrat de commande ouverte typique n’engage pas le client à recevoir une quantité fixe de marchandises à intervalles réguliers, il est nécessaire que le client contacte le fournisseur pour passer des commandes liées à une commande d’achat ouverte et planifier l’expédition quand et selon les besoins.
De nombreuses entreprises utilisent un processus de commande ouverte non seulement pour s’assurer que seuls des fournisseurs approuvés sont utilisés, mais également pour maintenir les dépenses dans les limites des montants budgétisés pour chaque département ou division de l’entreprise. Par exemple, une entreprise peut choisir de mettre en place une commande provisionnelle qui sera en vigueur pour une année civile entière. Au cours de cette année, l’entreprise peut commander jusqu’à un certain montant en devises de produits, mais pas plus. Une fois le montant prédéterminé atteint, la commande ouverte est considérée comme exécutée et aucun produit supplémentaire ne peut être commandé jusqu’à ce qu’une nouvelle commande ouverte soit créée et approuvée par le client.