Également connue sous le nom de traite documentaire, une facture documentaire est un type de lettre de change qui est souvent incluse dans les documents requis pour effectuer une sorte de commerce international. Ce type de document a pour but de fournir une facture simple qui peut être utilisée pour effectuer le paiement de la commande. Le contenu de la facture documentaire doit être conforme à la réglementation commerciale en vigueur à la fois dans le pays d’origine et dans le pays de résidence de l’acheteur. En règle générale, les détails trouvés sur le projet documentaire sont tirés directement des informations contenues dans les autres documents pertinents à la commande.
La facture documentaire est destinée à donner un aperçu de la commande ainsi qu’à fournir à l’acheteur un document pouvant servir d’autorisation de prolongation de paiement de cette commande. En règle générale, les détails trouvés sur la facture incluront des informations qui sont également reflétées dans les autres documents préparés pour la commande, tels que le connaissement, le certificat d’assurance garanti pour la commande et un document connu sous le nom de certificat d’origine, qui identifie clairement le vendeur et des informations pertinentes sur les biens proposés par ce vendeur. En un sens, le projet de loi a pour objectif de fournir un résumé de la transaction en s’appuyant sur les informations clés trouvées dans les autres pièces justificatives.
Lorsqu’elle est correctement rédigée, la facture documentaire permet aux marchandises de passer sans délai les douanes et autres points de contrôle. Tant que les informations sur la facture sont conformes à toutes les réglementations commerciales concernées et concordent avec les données figurant sur les autres documents inclus avec l’expédition, les marchandises peuvent être acheminées vers la destination avec peu d’interruption dans le processus. S’assurer que le document est exact et complet augmentera les chances que l’envoi arrive dans les délais souhaités par l’acheteur.
Il n’existe pas de structure universelle pour une facture documentaire. Le contenu exact du document dépendra des réglementations commerciales applicables à la fois au pays dans lequel se trouve le vendeur et au pays où l’acheteur recevra finalement les marchandises commandées. À cette fin, la structure de la facture nécessitera de prendre en considération les éventuelles exigences des bureaux de douane à chaque extrémité du processus d’expédition. Dans le même temps, la prise en compte de toute réglementation relative au ou aux modes d’expédition utilisés pour le transport de la commande influencera également le type d’informations incluses sur le projet. Par exemple, si l’envoi sera transporté par une combinaison de rail, de bateau et d’avion, toute exigence particulière d’informations relatives à ces trois modes d’expédition sera prise en considération lors de la rédaction de la facture documentaire.