Une facture de bon de commande est un document utilisé dans les transactions commerciales. Le nom de ce document provient du fait qu’un numéro de bon de commande est inclus. Ce numéro sera ensuite utilisé pendant toute la durée de la transaction. Il est possible d’avoir plusieurs factures de bons de commande entre un acheteur et un vendeur à un moment donné. Un tel document peut être utilisé pour des biens ou pour des services.
Pour qu’un contrat soit légal, il doit y avoir une offre et une acceptation. L’échange d’argent et de biens entre un acheteur et un fournisseur est un contrat. Dans une telle situation, la facture du bon de commande peut être considérée comme une offre car l’acheteur exprime sa volonté d’acheter une quantité spécifiée de certains biens à un certain prix. Le fournisseur accepte en exécutant la commande, en émettant une facture et en recevant le paiement.
Une facture de bon de commande contient généralement de nombreuses informations. L’acheteur doit être clairement identifié, y compris ses coordonnées. En plus de cela, un espace est généralement prévu pour l’adresse de livraison, car les entreprises peuvent avoir plus d’un lieu d’exploitation. Le numéro de bon de commande est un élément d’information très important qui se trouve normalement en haut ou près du haut du document.
La personne qui passe la commande doit être indiquée sur la facture. Les conditions spéciales qui s’appliquent à la transaction sont généralement incluses. La commande doit être détaillée, y compris les noms des articles ou des services, la quantité, les numéros de référence et les prix. L’acheteur peut également calculer les taxes, les frais d’expédition et de manutention, ainsi que d’autres frais.
Une facture de bon de commande peut protéger à la fois l’acheteur et le vendeur. Au nom de l’acheteur, il existe des preuves qu’il a demandé un certain nombre de produits spécifiques et qu’il s’attendait à payer un prix déterminé. Si le vendeur fournit d’autres produits ou services ou tente d’augmenter le prix, l’acheteur disposera d’un document qui enregistre son offre initiale. Le vendeur est protégé car sans un tel document, l’acheteur pourrait demander des marchandises et ensuite refuser de les accepter ou de les payer.
De nombreuses factures de bons de commande peuvent exister car un acheteur peut passer de nouvelles commandes avant que les commandes précédentes ne soient remplies. Par exemple, disons que Charlie’s Maintenance obtient un contrat pour remplacer un toit. Charlie peut utiliser une facture de bon de commande pour demander les fournitures pour le travail. Plus tard dans la journée, Charlie’s Maintenance pourrait obtenir un autre contrat pour réparer un quai. Les fournitures nécessaires pour ce travail seraient probablement placées sur une facture de bon de commande différente.
Cela met en évidence l’importance du numéro de bon de commande. Chaque fois que les deux parties communiquent, ce numéro sera généralement utilisé pour éliminer toute confusion. Cela inclut lorsque des requêtes sont faites concernant l’état de la commande, lorsque les avis de reliquat sont envoyés et lorsque les factures sont émises.