Le choix de la meilleure facture imprimable dépend à la fois du type de facture dont l’entreprise a besoin et des programmes de comptabilité et de facturation mis en place par l’entreprise. La sélection d’une facture varie selon que la facture est envoyée aux consommateurs, aux acheteurs industriels ou à d’autres types de clients. La sélection dépend également du type de produit vendu et des politiques de l’entreprise dans son ensemble.
Un certain nombre d’options différentes existent pour une facture imprimable. Les programmes et logiciels de comptabilité, des logiciels sophistiqués conçus sur mesure pour votre entreprise aux logiciels génériques de comptabilité et de tenue de livres tels que Quicken, peuvent tous être utilisés pour générer des factures imprimables qu’une entreprise envoie aux clients. Une facture imprimable peut également être produite dans un document Word ou Texte et un modèle standard enregistré et utilisé par tous les membres de l’entreprise. Une entreprise peut également concevoir son propre logiciel de facturation ou de comptabilité qui est un logiciel propriétaire qui génère des factures spécifiques à l’entreprise, bien que ce soit souvent le moyen le plus coûteux de produire des factures imprimables.
La clé pour choisir la bonne option pour les factures imprimables pour une entreprise donnée est de déterminer l’objet de la facture, le destinataire et les informations que la facture doit contenir. Si la facture concerne un client, la facture doit être professionnelle et contenir les logos et informations de l’entreprise. Les détails sur l’achat effectué doivent être inclus, ainsi que des informations sur les méthodes de paiement acceptables. La facture peut également être une opportunité de commercialiser d’autres produits ou services, et des offres spéciales ou des supports marketing peuvent être inclus sur la facture. En revanche, si la facture est une facture interne d’un service à un autre au sein de l’entreprise, la facture doit contenir des informations telles que les codes d’achat internes, mais peut sinon être moins formelle qu’une facture envoyée aux clients.
La facture imprimable sélectionnée par une entreprise doit également contenir les champs de formulaire appropriés afin que toutes les informations pertinentes puissent être incluses. Par exemple, si un client commande régulièrement plusieurs articles sur une facture donnée, la facture doit être organisée de manière à ce que tous ces articles puissent être répertoriés avec les prix respectifs. S’il est rare que plusieurs articles soient achetés, une facture avec de nombreuses lignes d’articles peut sembler vierge et non professionnelle et peut ne pas être le meilleur choix pour cette entreprise donnée.