En latin, pro forma signifie «pour une question de forme». Le terme est utilisé dans diverses industries, et chaque fois que des biens ou des services sont vendus, une facture pro forma peut être utilisée. Puisqu’il est présenté avant la vente effective, il n’est pas considéré comme la facture officielle. Au contraire, il est souvent utilisé comme un accord entre un acheteur et un vendeur, dans lequel l’acheteur accepte d’acheter un article ou un service auprès du vendeur pour un prix spécifié. Les informations sur ce type de facture sont généralement les mêmes que sur la facture commerciale une fois la transaction confirmée, bien que certains détails puissent parfois changer.
Une facture standard typique comprend généralement la date, le nom et les coordonnées de l’acheteur et du vendeur. Il décompose également le prix unitaire de l’article ou du service vendu, ainsi qu’une description de chacun et le prix total. Des détails supplémentaires pertinents, tels que le mode de paiement et la date à laquelle l’article ou le service sera livré, figurent également souvent sur la facture commerciale. Une facture pro forma comprend généralement toutes ces informations, bien que dans certains cas, le prix puisse changer avant la fin de la transaction. Certaines entreprises ne proposent dans un premier temps qu’un formulaire plus général, auquel cas les détails réels de la vente ne sont remplis qu’après qu’elle a eu lieu.
Tout le monde ne choisit pas d’utiliser une facture pro forma, mais elle est souvent recommandée avant la fin de la vente, afin d’éviter les malentendus. Il est généralement considéré comme plus souhaitable qu’un devis car de nombreux détails sont inclus. Non seulement le prix est indiqué sur le formulaire, mais d’autres détails pertinents, tels que la date de livraison et les conditions de paiement, sont précisés afin qu’il n’y ait aucune surprise de part et d’autre. De nombreuses personnes qui achètent une grande quantité de produits à la fois, ou qui ont peut-être besoin d’un financement, demandent à voir une facture pro forma avant la transaction officielle.
Bien qu’une facture pro forma soit rarement considérée comme officielle, elle est parfois acceptée lorsqu’il n’y a pas de factures commerciales standard disponibles. Parfois, il est émis afin d’obtenir un paiement anticipé avant qu’un service ne soit terminé ou qu’un produit ne soit expédié. Dans tous les cas, il n’est généralement émis que lorsque la majorité des détails de la transaction sont connus et acceptés par les deux parties. En général, rien n’est enregistré dans les comptes fournisseurs ou à recevoir tant que la facture commerciale officielle n’est pas établie.