Une partie à facturer est une entité nommée sur les documents d’expédition qui est responsable des coûts associés à l’expédition. En cas de non-paiement de la facture, la société de transport s’adressera d’abord au destinataire de la facture pour discuter de la situation et tenter de recouvrer le paiement. Ces informations peuvent être incluses sur les bordereaux d’expédition, les étiquettes d’expédition, les connaissements et d’autres documents associés à un envoi. Il est également entré dans le système informatique de l’expéditeur avec d’autres informations sur l’expédition pour référence future.
Cette partie n’est pas nécessairement l’expéditeur ou le destinataire de l’envoi. Par exemple, si un utilisateur d’ordinateur envoie un ordinateur portable pour réparation sous garantie, le destinataire de la facture sur la facture sera généralement le programme de garantie du fabricant, plutôt que le client ou le centre de réparation. Il peut y avoir diverses circonstances dans lesquelles un tiers peut être responsable des coûts d’un envoi.
Le destinataire de la facture paie les frais associés au transport de l’envoi ainsi que les taxes, frais et droits qui peuvent être encourus. S’il y a des préoccupations concernant des problèmes tels que les droits de douane, cette partie est chargée de les résoudre à l’avance en remplissant les déclarations correctes ou en contactant les agents des douanes pour connaître les détails. Cette partie peut également être responsable des dépenses associées à la réexpédition, aux retours et à d’autres situations pouvant survenir si un colis ne peut pas être livré tel qu’il a été adressé.
Dans le cas où les matériaux sont envoyés avec une demande de paiement à la livraison, la partie facturée peut être responsable des frais facturés par la compagnie maritime pour récupérer et traiter le paiement. La compagnie maritime peut soumettre une facture pour tous les fonds dus, avec des informations sur la nature et l’origine de chaque charge. Le destinataire de la facture peut disposer d’un crédit, ce qui lui permet de 30 à 90 jours pour effectuer le paiement avant que le compte ne tombe en arriéré, et pendant cette période, il est également possible de déposer un litige pour corriger une erreur de facturation.
Pour éviter les situations où des personnes indiquent une personne au hasard comme personne à facturer, les expéditeurs peuvent exiger l’utilisation d’un numéro de compte ou d’une autorisation. Cela limite le risque que l’expéditeur soumette une facture à cette partie, pour constater que l’expédition n’a pas été autorisée et que la facture ne sera pas payée. En règle générale, l’expéditeur doit inclure un numéro d’autorisation sur le colis qui peut être recoupé avec le destinataire de la facture pour confirmer qu’il accepte la responsabilité de l’envoi.