La valeur administrative est l’évaluation de l’importance d’un dossier commercial pour les opérations quotidiennes. Les dossiers réputés avoir une valeur administrative sont conservés dans les dossiers ou utilisés régulièrement dans la conduite des affaires. Cette catégorisation des dossiers commerciaux oriente la politique de conservation des documents d’une entreprise et peut avoir des implications juridiques dans diverses circonstances, par exemple en réponse à une demande de découverte lors d’un litige ou à la suite d’un contrôle fiscal.
Les dossiers commerciaux sont la pierre angulaire des opérations. La trace papier des transactions est la façon dont une entreprise remplit ses obligations gouvernementales de prouver la conformité à la loi. Les entreprises sont tenues de documenter les ventes pour justifier le paiement des impôts sur le revenu ainsi que des dossiers sur le statut des employés pour prouver leur admissibilité au travail et pour justifier les heures travaillées. Les politiques et les procédures sont généralement écrites sur papier, ce qui crée un historique des modifications apportées aux politiques au fil du temps.
Ces exigences, ainsi que les besoins internes et les normes de l’industrie, signifient que chaque document produit par une entreprise doit être évalué pour sa valeur administrative. Une entreprise détermine si le dossier est quelque chose qui doit ou doit être conservé pendant un certain temps, ou s’il peut être détruit sans conséquence. Les grandes entreprises établissent généralement une politique de conservation des documents qui aide les employés à déterminer la valeur des documents afin que les types de documents commerciaux conservés soient uniformes dans toute l’entreprise.
Les petites entreprises conçoivent rarement une politique formelle de conservation des documents, mais la détermination de la valeur administrative n’est pas moins importante dans un environnement de petite entreprise. Une tenue de registres inadéquate peut entraîner la faillite de toute entreprise. Par exemple, une entreprise qui conclut des contrats de services accorde généralement au client le droit de vérifier ses enregistrements d’activité de compte. Si les dossiers administratifs appropriés ne sont pas conservés, le client peut intenter une action en remboursement des paiements effectués. Dans un environnement de vente au détail, la défense réussie d’une poursuite en cas de glissade et de chute pourrait dépendre des politiques et procédures écrites que les employés ont reçues dans le cadre de leur formation professionnelle initiale.
La valeur administrative joue également un rôle dans un contexte public à des fins de surveillance et à des fins historiques. Le public s’intéresse généralement aux opérations quotidiennes des fonctionnaires et des bureaux du gouvernement, et certains pays ont des lois qui autorisent le public à accéder aux documents gouvernementaux, comme le Freedom of Information Act aux États-Unis. Une évaluation de la valeur administrative détermine souvent quels dossiers doivent être conservés et ce qui peut être déchiqueté tout en se conformant à la loi. Sans cet accent mis sur la valeur de certains documents commerciaux, une grande partie de l’historique des transactions des entreprises, des agences et des organisations serait perdue.
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