La valeur administrative est l’?valuation de l’importance d’un dossier commercial pour les op?rations quotidiennes. Les dossiers r?put?s avoir une valeur administrative sont conserv?s dans les dossiers ou utilis?s r?guli?rement dans la conduite des affaires. Cette cat?gorisation des dossiers commerciaux oriente la politique de conservation des documents d’une entreprise et peut avoir des implications juridiques dans diverses circonstances, par exemple en r?ponse ? une demande de d?couverte lors d’un litige ou ? la suite d’un contr?le fiscal.
Les dossiers commerciaux sont la pierre angulaire des op?rations. La trace papier des transactions est la fa?on dont une entreprise remplit ses obligations gouvernementales de prouver la conformit? ? la loi. Les entreprises sont tenues de documenter les ventes pour justifier le paiement des imp?ts sur le revenu ainsi que des dossiers sur le statut des employ?s pour prouver leur admissibilit? au travail et pour justifier les heures travaill?es. Les politiques et les proc?dures sont g?n?ralement ?crites sur papier, ce qui cr?e un historique des modifications apport?es aux politiques au fil du temps.
Ces exigences, ainsi que les besoins internes et les normes de l’industrie, signifient que chaque document produit par une entreprise doit ?tre ?valu? pour sa valeur administrative. Une entreprise d?termine si le dossier est quelque chose qui doit ou doit ?tre conserv? pendant un certain temps, ou s’il peut ?tre d?truit sans cons?quence. Les grandes entreprises ?tablissent g?n?ralement une politique de conservation des documents qui aide les employ?s ? d?terminer la valeur des documents afin que les types de documents commerciaux conserv?s soient uniformes dans toute l’entreprise.
Les petites entreprises con?oivent rarement une politique formelle de conservation des documents, mais la d?termination de la valeur administrative n’est pas moins importante dans un environnement de petite entreprise. Une tenue de registres inad?quate peut entra?ner la faillite de toute entreprise. Par exemple, une entreprise qui conclut des contrats de services accorde g?n?ralement au client le droit de v?rifier ses enregistrements d’activit? de compte. Si les dossiers administratifs appropri?s ne sont pas conserv?s, le client peut intenter une action en remboursement des paiements effectu?s. Dans un environnement de vente au d?tail, la d?fense r?ussie d’une poursuite en cas de glissade et de chute pourrait d?pendre des politiques et proc?dures ?crites que les employ?s ont re?ues dans le cadre de leur formation professionnelle initiale.
La valeur administrative joue ?galement un r?le dans un contexte public ? des fins de surveillance et ? des fins historiques. Le public s’int?resse g?n?ralement aux op?rations quotidiennes des fonctionnaires et des bureaux du gouvernement, et certains pays ont des lois qui autorisent le public ? acc?der aux documents gouvernementaux, comme le Freedom of Information Act aux ?tats-Unis. Une ?valuation de la valeur administrative d?termine souvent quels dossiers doivent ?tre conserv?s et ce qui peut ?tre d?chiquet? tout en se conformant ? la loi. Sans cet accent mis sur la valeur de certains documents commerciaux, une grande partie de l’historique des transactions des entreprises, des agences et des organisations serait perdue.
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