A criação de um banco de dados de inventário requer alguma preparação e planejamento, como primeiro selecionar um sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS) que você usará. MySQL, Microsoft (MS) Access e Oracle figuram entre os sistemas mais amplamente empregados. Você precisará decidir que tipo de informação precisará armazenar em seu banco de dados de inventário. Existem três tipos amplos de dados: informações sobre pedidos, produtos ou serviços e estoque de compradores ou clientes. Suas etapas finais serão a criação real do banco de dados e as tabelas que ele conterá, concluindo o processo de normalização, preenchendo as tabelas – mesmo que apenas com dados de teste – e testando o banco de dados recém-criado.
A escolha de qual DBMS usar geralmente se baseia no custo do software, nas plataformas nas quais ele pode ser executado, em quão acentuada é a curva de aprendizado para você ou funcionários que serão responsáveis pelo gerenciamento de inventário e pela resolução de problemas de inventário quando ocorrer. O MySQL é um software de código aberto disponível gratuitamente por download na Internet e geralmente vem com distribuições gratuitas de versões de servidor do sistema operacional Linux. O acesso pode não ser uma boa opção para empresas muito grandes, e o Oracle, que é bastante caro, tem uma curva de aprendizado muito acentuada. Depois de determinar os tipos exatos de dados necessários, você estará pronto para começar a criar o banco de dados de inventário, o que geralmente pode ser realizado usando uma interface gráfica do usuário (GUI), como PHPMyAdmin, ou na linha de comando, usando a linguagem SQL.
Se você estiver executando tarefas administrativas usando uma GUI, o processo deve ser praticamente auto-explicativo e deve haver documentação do programa que você pode consultar. Criar um banco de dados de inventário na linha de comando requer pelo menos um conhecimento básico muito forte da linguagem SQL, que quase sempre é usada para trabalhar com bancos de dados. As palavras “criar banco de dados” seguidas do nome que você escolhe fornecer ao seu banco de dados são o comando a ser emitido. Você precisará emitir o comando “use” seguido pelo mesmo nome que você escolheu para acessá-lo e começar a criar as tabelas necessárias para armazenar todos os tipos de dados necessários. Isso é iniciado com o comando “create table”, seguido pelo nome da tabela, juntamente com outros comandos que definem parâmetros, como chaves estrangeiras, chaves primárias, valores nulos e comprimento de caracteres.
Essas funções quase sempre também podem ser executadas por meio de uma GUI. É muito importante que o banco de dados de inventário seja normalizado, um processo necessário para garantir que ele possa crescer em tamanho e ser atualizado, mantendo a integridade, para que relatórios precisos sobre as decisões de negócios sejam disponibilizados o tempo todo. Dependendo do número de tabelas e dos tipos de dados, a normalização, que pode ser um processo muito envolvido, pode ter que ser confiada a um especialista em banco de dados. Existem três formas de normalização: primeira forma normal (1NF), segunda forma normal (2NF) e terceira forma normal (3NF). Não é recomendável tentar a normalização após a criação real do banco de dados de inventário.
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