Um processo de inventário representa as etapas ou procedimentos específicos que uma empresa usa ao mover produtos inventores através de suas operações comerciais. Existem diferentes tipos de inventário no ambiente de negócios. As empresas de manufatura e produção geralmente lidam com matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados. Armazéns, distribuidores e varejistas lidam principalmente com produtos finais prontos para venda a indivíduos e empresas. Embora esses dois grupos representem negócios em extremos diferentes da cadeia de suprimentos, os processos de estoque podem ser semelhantes entre os dois grupos.
Uma ampla visão geral do processo de inventário é o sistema que uma empresa usa para rastrear o inventário em seu razão contábil. Sistemas de inventário periódicos e perpétuos são os mais comuns encontrados nas empresas. Os sistemas periódicos de inventário não atualizam o razão geral de uma empresa para cada movimento específico de inventário. As empresas geralmente começam com um saldo inicial de inventário e atualizam as informações trimestralmente ou anualmente. Algumas empresas podem preferir atualizar seus sistemas de inventário periódicos mensalmente. Os sistemas de estoque permanente atualizam o razão geral da empresa após cada compra, venda ou ajuste na conta de estoque da empresa. Embora os sistemas de inventário perpétuo exijam mais trabalho, eles fornecem um sistema mais preciso para controlar os processos de inventário individuais.
As empresas devem selecionar cada processo de inventário individual de acordo com o tipo de itens da empresa. As empresas que produzem ou vendem produtos ou itens homogêneos em grandes lotes podem preferir um processo de inventário mais simples. As empresas geralmente recebem, armazenam, rotulam e vendem esses produtos de inventário sem inspecionar cada item individual. A amostragem é um processo comum de inspeção de qualidade para mercadorias homogêneas ou em lote. As empresas avaliarão a qualidade do inventário selecionando uma amostra aleatória para inspecionar o inventário.
Os estoques compostos de mercadorias individuais ou linhas de produtos geralmente requerem um processo de inventário mais detalhado. As empresas gastam muito tempo gerenciando, rotulando e precificando esses produtos, já que o custo de cada produto geralmente é diferente. Os proprietários e gerentes de negócios geralmente acompanham esses itens individualmente para entender quais itens precisam ser reabastecidos na empresa. Empresas com vastos inventários de produtos individuais geralmente usam o sistema de inventário permanente. Isso permite que eles mantenham informações detalhadas em seu razão contábil para representar com precisão as informações financeiras relacionadas ao estoque.
Os empresários e gerentes também devem considerar a quantidade de trabalho necessária para gerenciar o inventário. As empresas menores geralmente lutam para manter o processo de inventário porque têm menos funcionários para concluir as funções e fornecer ao vendedor informações precisas sobre o inventário. As pequenas empresas também devem considerar a terceirização de processos de inventário que podem complicar suas operações comerciais. Os empresários também podem evitar os detalhes específicos do gerenciamento de processos de inventário individuais.
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