O software do operador turístico é feito para ajudar as agências de turismo e viagens a organizar seus esforços de negócios e atender efetivamente os clientes. Observar as vendas é fundamental para os negócios de turismo, pois isso permite que os operadores saibam quais são os populares e quais não são. O melhor software de operador turístico provavelmente terá um recurso anti-overbooking, que pode ajudar a garantir que os clientes não sejam incomodados por um tour reservado em excesso. As agências de viagens precisam de marketing para atrair clientes interessados em fazer viagens ou passeios, e o software do operador turístico com ferramentas de marketing especializadas pode ajudar nos esforços de marketing. Os clientes costumam ter perguntas sobre passeios, e não responder a essas perguntas pode ser uma péssima jogada de negócios; portanto, um software que ajude os esforços de comunicação pode ser benéfico.
O monitoramento das vendas é importante para qualquer empresa e, com as agências de turismo, isso permite às operadoras saber quais passeios são populares ou impopulares. Sabendo disso, as operadoras podem economizar dinheiro eliminando os passeios impopulares e talvez até ganhar dinheiro concentrando-se mais nos passeios populares. Obter o software do operador turístico com rastreamento de vendas pode impedir as agências de cometer erros dispendiosos.
Uma viagem só pode acomodar tantas pessoas, graças às limitações de hotel e transporte. Os operadores que não são cuidadosos podem facilmente reservar uma viagem. Esse erro é caro, porque os clientes com excesso de reservas provavelmente ficarão com raiva por não poderem fazer a viagem pela qual reservaram e pagaram. Clientes que não mudam de negócios para outra agência de viagens provavelmente esperam descontos sólidos em reservas futuras. O software do operador turístico que inclui um recurso anti-overbooking impedirá que isso aconteça, mas pode ser uma despesa desnecessária se a agência tiver operadores cuidadosos que possam acompanhar as reservas por conta própria.
As visitas de marketing, especialmente para informações demográficas específicas, ajudarão as agências a fazer vendas. A maioria dos softwares de operadores turísticos vem com uma ferramenta de marketing. No nível básico, essa ferramenta enviará emails sobre novas viagens para clientes anteriores. Ferramentas avançadas de marketing permitem que os operadores comercializem apenas para clientes interessados em uma viagem específica; por exemplo, se um cliente fez uma viagem ao Brasil no ano passado ou mostrou interesse em ir para o Brasil, as turnês brasileiras serão comercializadas para esse cliente. Ao mesmo tempo, algumas ferramentas avançadas de marketing podem dificilmente ser usadas pelos novos operadores.
Os clientes geralmente têm um fluxo constante de perguntas sobre passeios e viagens, e não responder a essas perguntas pode ser uma péssima jogada nos negócios. O software do operador turístico deve vir com um módulo de comunicação que rastreia toda a comunicação do site da empresa, email, fax e telefonemas. Ter um rastreador de comunicação avançado pode ajudar uma empresa a responder a todas as perguntas. As pessoas devem garantir que o software funcione com todos os canais de comunicação da empresa antes de escolher o software turístico.
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