Um diagrama de processo de negócios descreve visualmente os processos de negócios de maneira passo a passo, com o objetivo de aprimorá-los, e pode ser criado por qualquer organização para qualquer processo. Os diagramas de processo variam em complexidade e formato; portanto, formato, escopo e nível de detalhe devem ser estabelecidos antes do início da criação. Uma vez definidos os parâmetros, as etapas sequenciais do processo podem ser documentadas graficamente e posteriormente analisadas. Os diagramas podem ser criados usando uma variedade de técnicas, usando notas adesivas, papel ou software de computador especializado. Muitas vezes, pequenas equipes de pessoas criam os diagramas para garantir a integridade.
Definir o escopo e os limites do diagrama do processo de negócios envolve a compreensão de entradas, interações e saídas do processo escolhido. Processos muito complexos ou aqueles que ocorrem em vários níveis organizacionais podem precisar ser divididos em vários diagramas. A consideração inicial de quais processos o diagrama e seus escopos podem garantir que os benefícios superem os custos de criação.
Não importa o nível de detalhe, um diagrama de processo de negócios é tão benéfico quanto as informações nele inseridas. As equipes de mapeamento com membros de várias etapas do processo podem, portanto, fornecer informações valiosas que um único criador poderia perder. Apesar do tamanho do processo ou do número de funcionários envolvidos, as equipes devem permanecer pequenas o suficiente para serem gerenciáveis.
Um diagrama de processo de negócios pode ser criado em papel, com notas adesivas ou por meio de programas de computador e software de processos de negócios especializados. Os benefícios de trabalhar com papel ou notas adesivas incluem a velocidade da criação, menor tempo de educação e facilidade de manipulação. A diagramação computadorizada inclui um processo de educação mais longo, mas aumenta a longevidade, facilita a transmissão de informações e pode ser conectada diretamente ao software de gerenciamento de processos de negócios.
Outro aspecto da formatação inclui a escolha de uma notação de modelagem. A Notação de Modelagem de Processos de Negócios, criada pela Business Process Management Initiative, é um exemplo de um sistema de notação gráfica padronizada para diagramas de processos. Sistemas de notação padronizados podem facilitar a comunicação interdepartamental ou entre empresas do diagrama após a conclusão. Como exemplo, a Notação de Modelagem de Processos de Negócios usa retângulos para representar atividades, diamantes para representar decisões e várias setas para mostrar a sequência. Existem outras formas de notação padronizada; notação também pode ser improvisada.
Após a seleção da equipe de escopo, formato e mapeamento, as etapas do processo podem ser representadas graficamente para concluir o diagrama. O brainstorming dos vários estágios do processo com a equipe de mapeamento é uma maneira de concluir a documentação. A adesão aos padrões de notação escolhidos nesse estágio também pode ajudar a otimizar a criação. O nível de detalhe necessário para o mapa do processo ditará as informações necessárias em cada etapa, que podem incluir atrasos no tempo, impressões do cliente e influências externas.
Vários rascunhos e revisões do diagrama do processo podem garantir que todas as etapas foram documentadas. Uma maneira de conseguir isso é percorrendo o processo em tempo real com a equipe de mapeamento. Se o processo tornar isso impossível, é possível obter uma avaliação distribuindo cópias do diagrama do processo de negócios entre os membros da equipe ou funcionários. A conclusão do diagrama do processo de negócios fornece aos usuários uma visualização do processo de negócios do início ao fim, o que pode ajudar no gerenciamento e otimização de processos de negócios.
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