Você pode rastrear um cheque pendente registrando o número do cheque e o valor do pagamento em seu livro de cheques e deduzindo o valor do cheque de seu registro do saldo disponível na conta em que o cheque é sacado. Assim que o cheque é apresentado para pagamento, o banco remove o dinheiro da sua conta. O banco então notifica que a transação referente ao cheque foi concluída, geralmente fornecendo um extrato de conta mensal que lista o cheque como pago e, em alguns casos, fornecendo o original ou uma cópia do cheque cancelado para seus arquivos.
O cheque é um substituto legal do pagamento em dinheiro. Cada documento de cheque contém certas informações padrão, incluindo o nome do banco, número de roteamento e número da conta que indica onde a conta que contém o dinheiro para pagar o cheque está localizada e um número do cheque no canto superior direito. Essas informações são usadas pelas partes na transação e pelo banco para rastrear o cheque por meio do sistema de pagamento.
Cada proprietário de conta corrente é responsável por manter um registro preciso do saldo da conta. Como o dinheiro, você pode usar um cheque para fazer um pagamento sem primeiro notificar o banco ou reservar oficialmente o dinheiro na conta. O banco não tem como saber que certos fundos em uma conta corrente foram comprometidos por um cheque pendente até que o cheque seja apresentado ao banco para pagamento. Depois que o cheque sai de sua posse, não há literalmente maneira de rastreá-lo até que o destinatário o apresente para pagamento.
Um cheque pendente só pode ser rastreado superficialmente no papel pelo titular da conta no momento da emissão do cheque. Em seguida, ele desaparece de qualquer sistema de rastreamento enquanto o destinatário segura o cheque. Ele reaparece para rastreamento assim que o destinatário o apresenta para pagamento. Se um destinatário retém o cheque por um período excessivo de tempo sem depositá-lo para pagamento, isso tende a criar um problema nos registros do titular da conta. O dinheiro permanece disponível na conta que é realmente obrigada por um cheque pendente, criando uma oportunidade para má gestão de fundos e descobertos de conta.
Os titulares de contas rastreiam um cheque pendente no papel, mantendo um livro razão que reflete o saldo real da conta a qualquer momento. No razão, você registra o número do cheque e deduz o valor do cheque do saldo da conta. O saldo no razão será diferente do saldo na conta até que o cheque seja apresentado para pagamento, mas reflete o saldo disponível de fundos não comprometidos. No final do mês, o banco fornece um extrato de conta e, às vezes, cópias de cheques cancelados para que você possa reconciliar seu livro-razão com a atividade de sua conta.