Nos Estados Unidos, quando o dinheiro de um fundo de aposentadoria é distribuído a uma pessoa, isso é considerado uma forma de renda e deve ser informado ao Serviço de Receita Federal. O formulário 1099-R foi criado para o relatório adequado desse dinheiro e para determinar se a quantia adequada de imposto foi recolhida. Os arquivadores não precisam se preocupar em fornecer a miríade de dados complexos necessários porque a instituição distribuidora é responsável pelo preenchimento do formulário.
O Internal Revenue Service exige o formulário 1099-R apenas daqueles que receberam uma distribuição de uma conta de aposentadoria qualificada. Há uma variedade de instituições que fornecem contas de aposentadoria qualificadas, mas a maioria dos contribuintes obtém fundos de apenas algumas fontes. Um plano 401 (k) é um dos tipos mais comuns de conta de aposentadoria, porque é o dinheiro retido de um contracheque e geralmente combinado, até uma certa porcentagem, pelo empregador. Uma conta de aposentadoria individual, também conhecida como IRA tradicional, é um fundo de aposentadoria que um indivíduo normalmente cria de forma independente e faz contribuições fora do trabalho. Os programas de pensão estão se tornando mais raros, mas ainda são considerados qualificados porque é o dinheiro para a aposentadoria dado a um empregado por um empregador como recompensa por um número específico de anos de serviço.
O formulário 1099-R tem apenas uma página, mas requer uma grande quantidade de dados para ser preenchido. Informações pessoais como nome, endereço e número de identificação federal do indivíduo são essenciais para que a distribuição da aposentadoria seja devidamente creditada. Campos como distribuição bruta são usados para calcular o valor total em dólares recebido antes que as deduções fossem feitas, e a caixa de imposto de renda federal retido mostra a quantia que o arquivador reservou para impostos. Campos mais complexos, como distribuição estadual e local, códigos de distribuição, ganho de capital e valorização não realizada, todos contribuem para o quadro geral de impostos para fundos de aposentadoria individuais.
Essa grande variedade de dados pode ser confusa, mas, felizmente, os arquivadores não precisam preencher o formulário 1099-R sozinhos. A instituição que efetua o pagamento da conta é responsável pela verificação dos seus cadastros e pelo preenchimento adequado dos campos de dados. Nos Estados Unidos, é necessário que todas as instituições de distribuição de aposentadoria pelo correio o formulário 1099-R antes de 15 de fevereiro do ano em que o dinheiro foi distribuído.