Os especialistas em controle de documentos gerenciam a coleta, o armazenamento e a recuperação dos documentos internos de uma organização. Normalmente, o ensino médio é necessário para um emprego de nível básico, mas uma certa quantidade de treinamento na faculdade pode ser necessária para um cargo de gerência. Para se tornar um especialista em controle de documentos, você também deve possuir boas habilidades organizacionais, de computador e de escritório. O emprego para essa profissão geralmente pode ser encontrado nos campos da saúde, jurídico e manufatura, bem como em instituições educacionais e governamentais. Os deveres típicos de um especialista em controle de documentos incluem arquivar, distribuir e recuperar documentos impressos e eletrônicos.
Para ser um especialista em controle de documentos, você precisará de um diploma do ensino médio e um extenso treinamento no trabalho. A maioria dos especialistas inicia essa carreira em uma posição de nível inicial e assume responsabilidades adicionais à medida que seus conhecimentos e habilidades aumentam. Certos empregadores podem exigir que você complete um diploma de dois ou quatro anos para trabalhar em um cargo de gerência. Outros podem estar dispostos a aceitar a certificação profissional no lugar de um diploma universitário. Treinamento e certificação especializados estão disponíveis em organizações reconhecidas internacionalmente, como a Sociedade Profissional de Gerenciamento de Conhecimento (KMPro) e a Associação para Gerenciamento de Informações e Imagens (AIIM).
Além da sua educação formal, você também deve ter boas habilidades organizacionais e administrativas para se tornar um especialista em controle de documentos. Esses profissionais são obrigados a organizar e acompanhar o uso de centenas de documentos diariamente. Você deve ser capaz de criar e gerenciar sistemas de arquivamento impresso e eletrônico para obter sucesso nessa ocupação. Também serão necessários excelentes conhecimentos de informática e familiaridade com uma variedade de aplicativos de software para este trabalho. Os cargos de nível gerencial geralmente exigem boas habilidades de comunicação e liderança, além da capacidade de treinar outros trabalhadores.
Depois de se tornar um especialista em controle de documentos, é possível encontrar emprego em várias organizações diferentes. Esses profissionais são freqüentemente empregados nos campos da saúde, tecnologia e manufatura, bem como na indústria da construção e tecnologia. Instituições governamentais e educacionais também utilizam sistemas de controle de documentos, junto com bancos e outras empresas de serviços financeiros. Você poderá encontrar trabalho com um serviço de controle de documentos independente se o emprego tradicional estiver indisponível. Certos empregadores no campo biomédico ou jurídico podem exigir treinamento especializado antes do emprego.
Esses especialistas geralmente se envolvem em atividades como organizar e arquivar vários documentos impressos e eletrônicos. Eles garantem que a versão atual de um documento esteja disponível e acompanham sua localização e uso. Esses profissionais também usam scanners para fazer cópias eletrônicas de documentos em papel e criar sistemas de arquivamento para armazenamento e recuperação. Pode ser necessário que especialistas em nível gerencial desenvolvam e implementem procedimentos e políticas para compartilhamento de documentos e realizem aulas de treinamento de funcionários.