Existem diretrizes específicas a serem seguidas para obter um passaporte substituto com base no que aconteceu com o antigo. Se ele foi roubado ou perdido, você pode precisar preencher um boletim de ocorrência para obter um substituto. Menores que se transformam em adultos podem obter passaportes adultos da mesma forma que se aplicam para obter um novo. Por último, passaportes vencidos são algumas das substituições mais fáceis de fazer e geralmente não envolvem a necessidade de visitar um escritório pessoalmente. Se você tiver dúvidas ou precisar de ajuda em um aspecto complicado de substituir um passaporte, existem sites do governo, linhas telefônicas e contas de e-mail dedicadas a ajudar as pessoas a obter passaportes.
Os governos normalmente fornecem linhas de comunicação específicas para os cidadãos usarem em caso de passaporte perdido ou roubado. Por exemplo, normalmente existe um número de telefone para ligar ou um formulário a enviar, pessoalmente ou por correio, em resposta a este tipo de situação. Normalmente, receber uma substituição em resposta ao relato de um passaporte como perdido ou roubado leva uma quantidade de tempo semelhante ao recebimento de um novo passaporte. No caso de um passaporte perdido ou roubado, no entanto, receber um temporário pode ser uma opção. Normalmente, os passaportes temporários são fornecidos aos cidadãos caso a caso, mas o roubo de um passaporte, por exemplo, geralmente aumenta a probabilidade de um cidadão receber o passaporte em curto prazo.
Após completar 18 anos, alguns cidadãos que possuem passaporte infantil podem precisar substituir seu passaporte por uma versão adulta. No entanto, este não é o caso em todos os países; em alguns países, é possível continuar usando o passaporte de uma criança depois dos 18 anos e até que o passaporte expire. Freqüentemente, solicitar um passaporte substituto de adulto é mais simples e rápido do que solicitar um passaporte adulto pela primeira vez, pois certos requisitos, como entrevistas, podem não ser necessários. Normalmente é necessário apresentar a papelada pessoalmente ou via correio para receber um passaporte substituto neste tipo de situação.
Receber um passaporte substituto em troca de um expirado costuma ser um processo simples que pode ser concluído pelo correio. Normalmente, esse tipo de substituição fácil de passaporte depende de ter um passaporte não danificado que foi emitido quando um cidadão tinha o mesmo nome e dados pessoais pertinentes que ele ou ela tem atualmente. Também é normalmente exigido que o passaporte anterior tenha sido emitido aproximadamente na década anterior. Ao solicitar um passaporte substituto por correio, normalmente é necessário que o passaporte anterior expirado seja enviado com um pedido em estado não danificado.