Um consultório odontológico é o centro administrativo e de negócios de uma clínica odontológica. Dependendo do tamanho da prática e do número de seus funcionários, as atividades no consultório odontológico variam desde o agendamento de consultas até o processamento de solicitações de seguro. Os funcionários de um consultório odontológico são tipicamente funcionários administrativos, embora alguns possam ter treinamento ou certificação adicional no processamento de solicitações de seguro ou na administração de consultórios odontológicos. Em pequenas práticas, um dentista pode contar com um higienista ou assistente de dentista para gerenciar parte do trabalho administrativo.
Dentistas e higienistas dentais cuidam da saúde bucal de seus pacientes. Embora grande parte de sua atividade ocorra nos consultórios e nas salas estabelecidas para o tratamento particular de pacientes, uma clínica odontológica também é um negócio. Os funcionários da recepção geralmente administram grande parte de uma empresa odontológica, embora em alguns casos o dentista também possa contratar alguns aspectos da administração, como o processamento de solicitações de seguro ou a preparação de transcrições, para fornecedores externos.
A equipe de atendimento odontológico é normalmente o primeiro ponto de contato para pacientes novos e que retornam. Geralmente, os pacientes devem entrar em contato com a recepcionista ou gerente do escritório para agendar uma consulta. Os novos pacientes podem ser solicitados a enviar informações sobre o seguro no momento em que agendam uma consulta, para que um especialista em seguro possa verificar a cobertura. Quando o paciente chegar ao consultório, a equipe do consultório odontológico provavelmente cuidará do check-in do paciente. A equipe do escritório também manterá a área de espera do paciente.
Muitos dentistas ainda recebem pagamento diretamente dos clientes pelos serviços; portanto, pelo menos um membro da equipe pode ser responsável por manter registros financeiros e cobrar dos clientes. Essa atividade pode ser combinada com a responsabilidade de gerenciar questões de seguro, embora isso não seja verdade em todos os consultórios odontológicos. Em grandes práticas, a equipe de front office pode ser ativa na geração de novos negócios para a prática por meio de vários esforços de marketing, incluindo promoções por mala direta.
Outros deveres da equipe de front office podem ser interagir com vendedores e fornecedores. Por exemplo, pode ser solicitado que um gerente de front office seja a pessoa de contato dos proprietários e trabalhadores de manutenção. Ele ou ela também pode ser responsável pela compra de suprimentos para o consultório, incluindo equipamentos odontológicos. A equipe da recepção pode ser responsável por concluir, manter e transferir os arquivos e registros dos pacientes. Se o dentista aceitar um seguro, alguém no consultório odontológico será normalmente responsável pelo processamento de solicitações de seguro e por educar os pacientes sobre seus benefícios.
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