A codificação GAAP é um processo que envolve o estabelecimento de processos de codificação padrão com base nos princípios contábeis geralmente aceitos. Introduzida na primeira década do século 21 pelo Financial Accounting Standards Board (FASB), a finalidade da codificação é auxiliar na padronização da divisão de categorias e subcategorias utilizadas no processo de contabilidade empresarial. Usar a codificação GAAP como base para manter os registros financeiros da empresa pode ajudar a simplificar o processo de reconciliação internamente, ao mesmo tempo que torna mais fácil fornecer os dados necessários para conduzir uma auditoria financeira.
A ideia geral por trás da codificação GAAP é minimizar a variedade de padrões às vezes complicados e confusos empregados no passado, fornecendo um modelo básico de como criar e gerenciar categorias e subcategorias dentro de um conjunto de livros contábeis. Em geral, esse tipo de codificação pode ajudar o proprietário de uma pequena empresa a estabelecer um sistema de contabilidade viável que funcionará bem mesmo que a empresa se expanda rapidamente. A terminologia também é um pouco mais amigável para aqueles que não têm grande experiência em políticas e procedimentos contábeis, tornando muito mais fácil treinar funcionários para gerenciar várias funções de contas a pagar e contas a receber.
A abordagem básica da codificação GAAP envolve uma abordagem de quatro camadas que inclui um tópico, subtópico, uma seção e um parágrafo. Essa organização hierárquica permite seguir uma seqüência lógica para fornecer todos os dados necessários sobre uma postagem ou entrada nos registros contábeis. A organização torna muito mais fácil relacionar os lançamentos com a documentação de backup que suporta esses lançamentos, um benefício que pode ser especialmente útil quando se trata de realizar reconciliações contábeis internamente. Essa abordagem também pode simplificar o processo de realização de uma auditoria por terceiros, pois o processo facilita a identificação de erros de postagem e quaisquer outras discrepâncias que possam ser encontradas durante o curso da auditoria.
Junto com a inclusão de uma cadeia de estrutura começando com um tópico e terminando com um parágrafo descritivo, a codificação GAAP também ajuda a definir as categorias usadas para rastrear ativos e passivos. Categorias como ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas, despesas e transações amplas estão incluídas na lista de categorias recomendadas. As empresas podem utilizar todas ou apenas uma parte das categorias recomendadas, dependendo da natureza da operação comercial. Além disso, a codificação GAAP também permite o estabelecimento de uma categoria de indústria, tornando mais fácil adaptar o uso da codificação a um negócio conectado a qualquer tipo de classificação de indústria.