A contabilidade de doações é o processo de rastrear, categorizar e registrar transações financeiras que envolvem fundos de investimento restritos a doadores de uma organização sem fins lucrativos. Normalmente usa os mesmos padrões e processos da contabilidade financeira normal, mas aplica-se a ativos que têm restrições específicas que afetam a forma como são tratados e contabilizados. A tarefa mais importante na contabilidade de dotações é garantir que os fundos restritos pelo doador continuem a ser usados de acordo com os desejos expressos do doador, não importa quanto tempo tenha se passado desde que a doação foi feita.
Certos tipos de organizações sem fins lucrativos aceitam doações que o doador restringe para um propósito específico. A maioria das jurisdições que reconhecem o status especial de organizações sem fins lucrativos também permite legalmente que os doadores especifiquem como um presente para a organização deve ser usado. Se uma organização sem fins lucrativos violar o acordo para usar uma doação de uma forma específica, o doador pode exigir a devolução do presente.
Faculdades, universidades, instituições culturais e organizações religiosas colocam certas doações restritas aos doadores em uma conta chamada fundo de doação. Os tipos comuns de fundos de doação são fundos de bolsas de estudos, cadeiras acadêmicas, fundos de construção e fundos de investimento em geral. Algumas dotações permitem que a instituição use o principal de certa forma até que o fundo se esgote, como um fundo de bolsa de estudos. Outros tipos de fundos de doação não permitem que a instituição gaste o principal. Em vez disso, a instituição pode investir as doações e usar os juros para despesas operacionais ou qualquer outra finalidade permitida.
O fato de que toda doação pode vir com uma restrição que a instituição deve rastrear significa que a contabilidade da doação deve incorporar procedimentos especiais para garantir que os fundos sejam usados adequadamente. As normas contábeis geralmente reconhecidas exigem que as instituições separem os fundos patrimoniais em ativos permanentemente restritos e ativos temporariamente restritos. Ativos permanentemente restritos são presentes que não permitem que o principal seja gasto. Os ativos temporariamente restritos têm um limite de tempo para a restrição ou permitem que a instituição esgote o principal em algum momento.
Outra particularidade da contabilidade de dotações vem do fato de que muitas organizações sem fins lucrativos estão isentas de impostos governamentais. O processo de rastreamento de ativos patrimoniais em um sistema contábil deve fundamentar o uso dos ativos e da receita para os fins permitidos pelo código tributário da jurisdição. O uso impróprio de fundos de doação pode prejudicar o status de organização sem fins lucrativos de uma instituição, enquanto a falha em gerenciar um sistema de contabilidade de doação pode resultar em responsabilidade legal e tributária.