Muitas organizações dependem de doações de indivíduos e empresas para cobrir as despesas operacionais, tornando o relacionamento entre organização e doador uma prioridade significativa. Esses grupos freqüentemente dependem de sistemas de gerenciamento de doadores para manter contato com os doadores e maximizar doações. A gestão de doadores normalmente inclui todo o processo de identificação de um potencial doador, persuadindo o cliente em potencial a fazer uma doação e, em seguida, incentivando o doador a continuar seu apoio financeiro. Grupos que recebem uma quantia significativa de renda por meio de doações geralmente usam os serviços de consultores ou especialistas em captação de recursos, bem como pacotes de software de gerenciamento de doadores, para aumentar ou manter os níveis de contribuição. Desde o advento da Internet, esses pacotes de software tornaram-se cada vez mais sofisticados, oferecendo uma variedade de recursos que, combinados com a experiência de um especialista em captação de recursos, podem aumentar bastante a quantia de dinheiro doada a uma causa ou organização.
A captação de recursos organizacionais pode ser uma tarefa enorme, pois geralmente envolve convencer um indivíduo ou representante da empresa a dar dinheiro a um grupo sem a expectativa de reembolso. Embora exista um enorme fator humano no cultivo de doadores, como o contato pessoal com os principais doadores é um elemento crucial das campanhas bem-sucedidas de captação de recursos, o processo também exige estrutura. A boa gestão de doadores incorpora um sistema pelo qual o contato com os doadores é constantemente monitorado e avaliado para permitir o desenvolvimento da melhor abordagem para lidar com doadores individuais e incentivar contribuições contínuas. Essas abordagens podem incluir a oferta de incentivos para doação, como convites para eventos, prêmios embelezados com o logotipo da organização, além de outras vantagens e privilégios por contribuições generosas. Além disso, o gerenciamento de doadores geralmente envolve reconhecer publicamente os doadores, nomeando-os nas publicações do grupo ou incluindo seu nome em uma parede de doadores físicos na sede da organização.
Devido à complexidade de gerenciar centenas ou mesmo milhares de relacionamentos com colaboradores financeiros, muitas organizações investem em software de gerenciamento de doadores. Esses pacotes de software variam em recursos, mas geralmente integram bancos de dados que incluem informações de doadores e um histórico de contato com a capacidade de rastrear o padrão de doações de um doador. Os funcionários e consultores responsáveis pelo gerenciamento de doadores podem consultar essas informações ao tomar decisões sobre campanhas direcionadas ou ao se comunicarem diretamente com doadores individuais. Outros recursos geralmente incluídos neste tipo de software incluem recursos de gerenciamento de contatos que permitem que os grupos conduzam campanhas por email ou mala direta ou identifiquem bons momentos para ligar para um doador pelo telefone. Alguns pacotes incluem ferramentas de captação de recursos on-line, como um sistema de back-end que pode ser conectado ao site da organização para incentivar doações on-line.
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